Business File: ogni documento al suo posto | NTS Project

Business File è il software per l’archiviazione elettronica dei documenti, progettato internamente da NTS Project, azienda del gruppo NTS.

Business File può essere utilizzato sia in integrato al software gestionale ERP Business, sia in modalità stand-alone, sia integrato ad altri sistemi informativi.

Business File consente di archiviare, classificare, fascicolare, ricercare e condividere ogni tipo di file, sia in rete locale che tramite internet. Un’APP dedicata, permette inoltre all’utente di disporre dei documenti tramite Smartphone e Tablet.

L’archiviazione dei documenti può essere effettuata nelle seguenti modalità:

  • manuale: l’utente sceglie una categoria e il sistema propone un form per la visualizzazione dell’anteprima del documento e l’inserimento dei campi di input per l’indicizzazione
  • automatica: grazie all’integrazione con l’ERP Business o con altri software gestionali, il sistema consente di generare automaticamente un documento elettronico in formato PDF e di archiviarlo e indicizzandolo automaticamente con i dati della registrazione (ad es.: dati anagrafici del cliente e il numero, data e articoli delle righe di dettaglio del documento, ecc.)
  • massiva: tramite la lettura di un codice a barre, Business File acquisisce tutte le informazioni necessarie per archiviare il documento e classificarlo

I documenti archiviati possono infine essere organizzati in fascicoli che raccolgono documenti di diversa natura collegati virtualmente da caratteristiche comuni (es: offerta, disegno del progetto, ordine, fattura, ecc.).
Business File è predisposto per la conservazione elettronica e sostitutiva dei documenti. La conservazione dei documenti archiviati può essere effettuata “in house”, ovvero presso il cliente stesso, oppure avvalendosi di servizi “in cloud”.

Business File aumenta l’efficienza dell’azienda, con vantaggi reali e misurabili:

  • Riduzione dei documenti stampati su carta e minori costi di gestione connessi alla conservazione fisica degli archivi
  • Efficienza e Produttività. Maggiore velocità e precisione nella ricerca dei documenti, drastica riduzione degli errori e della duplicazione delle informazioni
  • Sicurezza. Gli archivi digitali sono più facili da proteggere e conservare nel tempo e possono essere resi disponibili agli utenti con livelli di accesso differenziati.

Per maggiori info: www.businessfile.it

È possibile installare Business File in due diverse modalità:
  • Integrato con Business
  • Stand alone

Scopri le funzionalità di Business File

 

Archiviazione, Visualizzazione, Ricerca e Stampa

Il software documentale consente di archiviare, classificare, fascicolare, ricercare e condividere facilmente qualsiasi tipo di file o di documento; tutti i documenti prodotti dall’ERP Business sono archiviati e catalogati automaticamente (es.: bolle e fatture di vendita, prospetti, situazioni contabili, ecc.) e collegato ad uno o più scanner, permette di indicizzare e memorizzare tutti i documenti cartacei in entrata (es. bolle e fatture d'acquisto, progetti, contratti passivi, ecc.)

Integrazione con MS Outlook e E-Mail Integrata di Business Cube

Il software permette l’archiviazione della posta elettronica. L'integrazione con Microsoft Outlook è disponibile sia per la posta in entrata che per quella in uscita.
L'oggetto dell'indicizzazione è il messaggio di posta elettronica dove vengono indicizzati sia il testo del messaggio (trasformato in file PDF) che i singoli allegati.
È anche possibile effettuare un'archiviazione automatica delle email, stabilendo alcuni parametri standard.

Firma Digitale e Archiviazione Sostitutiva

Tramite l’uso di una o più smart card per la firma digitale e la disponibilità di marche temporali il modulo per la firma digitale e l’archiviazione sostitutiva permette di:
• firmare file archiviati in chiaro
• archiviare file già firmati digitalmente
• apporre la marca temporale in alternativa al riferimento temporale alla firma dei file
• fare la conservazione sostitutiva dei documenti fiscalmente rilevanti

 

Archiviazione Automatica tramite Barcode

Tramite la lettura di un codice a barre contenente alcune informazioni prestabilite è possibile attivare la funzionalità di archiviazione massiva di una serie di documenti (sia su file distinti che contenuti in un unico file) associando i file al documento corrispondente dell’ERP Business.

Workflow Documentale

Con il modulo di Workflow Documentale di Business File è possibile associare ad un fascicolo uno schema di workflow per generare un flusso di attività.
Le attività vengono notificate con e-mail automatiche e assegnate agli operatori previsti dallo schema di workflow.
Tramite un pannello di controllo è possibile visualizzare tutte le attività assegnate nonché l'iter documentale del fascicolo.

Integrazione con Business

Il modulo permette di automatizzare tutte le fasi di archiviazione e valorizzazione degli attributi di ricerca con l'ERP Business.

 

Integrazione con DocEasy (servizi di conservazione in cloud)

Il modulo consente l'integrazione co i seguenti servizi in cloud:
docEasy "FEPA" per firmare digitalmente i file con i certificati di Alias Consulting, non è quindi richiesta la smart card personale, per gestire le notifiche via e-mail e lo "stato" delle fatture elettroniche inviate e per conservare in maniera sostitutiva le fatture elettroniche PA;

docEasy "CONSERVAZIONE DIGITALE" per conservare a norma di legge un numero illimitato di classi documentali (registri, libri, fatture attive, fatture passive, ecc.).

Il servizio prevede che Alias Consulting assuma il ruolo di Responsabile della Conservazione e redigendo il Manuale della Conservazione Sostitutiva e sgravando l’azienda dagli adempimenti richiesti dalla normativa sulla conservazione a norma.

Sicurezza Estesa

Il modulo permette di configurare i permessi di accesso alla Active Directory di Windows© per inibire la consultazione della cartella in cui risiedono i documenti.
La funzionalità è indispensabile soprattutto per la conservazione sostitutiva in quanto la nuova normativa richiede uno stretto controllo degli accessi ai documenti conservati.

Client SBC

Il modulo Client SBC consente di visualizzare i documenti di Business File attraverso il client SBC (Smart Business Framework) dell'ERP Business, ovvero con apposite APP connesse a internet, progettate per gli ambienti Windows, iOS, Android e Java (ovvero, per l’uso via web di Business File)

 

Protocollo

Permette di disporre di un protocollo automatico negli attributi di una qualsiasi categoria; sono possibili tre tipologie di protocollo: interno, entrata e uscita

SDK (Software Development Kit)

Il modulo rende possibile integrare Business File con altri software aggiungendo a questi ultimi le funzionalità necessarie per la gestione digitale dei documenti.

App Server

Una specifica APP per dispositivi mobili (smartphone e tablet), disponibile in ambiente iOS, Android e Windows 10, consente di utilizzare i documenti archiviati in Business File. L'App per l’archiviazione elettronica è stata progettata per funzionare sia in modalità connessa che disconessa da internet.
• In modalità connessa, consente di effettuare ricerche testuali, ricerche base e avanzate sulle categorie documentali secondo i criteri di visibilità specifici dell'operatore, permette inoltre di caricare documenti che verranno successivamente catalogati in Business File.
• In modalità disconnessa, consente di visualizzare i documenti scaricati e memorizzati nel dispositivo mobile anche tramite la creazione da parte dell'operatore di apposite cartelle personalizzate.

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