Nel corso degli ultimi anni, l’utilizzo di software gestionali ERP (Enterprise Resource Planning) è diventato una scelta strategica per le aziende di ogni settore e oggi la presenza di questo strumento software di gestione delle attività aziendali viene considerata una condizione “standard”. Questo ha naturalmente portato a una conseguenza diretta, ovvero una proliferazione di soluzioni software gestionali, con lo sviluppo di una vasta gamma di prodotti realizzati da un’altrettanto variegata platea di software house impegnate nel settore.

Tuttavia, la semplice implementazione di un ERP non è sufficiente per soddisfare le esigenze specifiche di molte realtà aziendali. Ecco quindi emergere con prepotenza la domanda di programmi personalizzati, che si propone con ancora maggiore insistenza sul mercato italiano, caratterizzato da un’elevata concentrazione di piccole e medie imprese (PMI), spesso portatrici, per la loro intrinseca natura e attività, di necessità peculiari. La personalizzazione di un ERP per realtà di questo tipo rappresenta un valore aggiunto fondamentale. Nelle righe che seguono, andremo quindi ad analizzare i vantaggi più evidenti derivanti dall’adozione di un software gestionale personalizzato, con un accento particolare sulle sue implicazioni pratiche e strategiche per le aziende nostrane.

ERP: uno strumento standard ma versatile

Partiamo innanzitutto da una constatazione forse evidente ma non per questo meno significativa: per poter implementare un software gestionale personalizzato, è necessario disporre di un’adeguata base di partenza sulla quale poter lavorare, cioè un software gestionale ERP di qualità.
Un software gestionale ERP, come ad esempio Business di NTS Informatica, si presenta, già nella sua versione normale, come un prodotto standard completo, progettato sin dall’inizio come un contenitore di funzionalità capaci di rispondere alle necessità comuni delle aziende. Tra queste figurano, solo per fare alcuni esempi, la gestione della contabilità, la pianificazione delle risorse, il controllo di produzione, il monitoraggio del magazzino, ecc.

La completezza della versione standard è un requisito essenziale: un buon ERP deve infatti essere in grado di soddisfare fin da subito la maggior parte delle esigenze operative di un’azienda, permettendole di lavorare in tempi brevi con un ragionevole grado di efficienza e controllo. Questo punto di partenza è cruciale, poiché garantisce all’impresa una base gestionale solida con cui partire. L’implementazione di un software gestionale personalizzato richiede infatti una serie di attività preliminari impegnative e spesso prolungate: l’analisi delle particolari necessità aziendali, lo studio minuzioso dei flussi di lavoro, le riflessioni sulle possibilità di ottimizzazione, la valutazione costo/efficacia degli interventi da apportare, la pianificazione di modalità e tempistiche di implementazione per ridurre al minimo i disagi o le interruzioni delle attività correnti… Molto lavoro da fare che richiede di essere svolto, ma salvaguardando il lavoro quotidiano dell’azienda.

Morale della favola?

Non può esserci un software gestionale personalizzato valido senza un software gestionale standard altrettanto valido (a meno che non vogliate creare difficoltà più grandi dei problemi che state cercando di risolvere).

Software gestionale personalizzato (e personalizzabile): un plus decisivo per le PMI italiane

In Italia, il tessuto economico è dominato dalle PMI, molte delle quali, per la stessa natura del mercato nazionale, da sempre improntato sul prevalere della qualità sulla quantità,  operano in settori di nicchia o altamente specializzati. Questo particolare contesto rende necessaria l’adozione di strumenti gestionali capaci di adattarsi a esigenze particolari, come la gestione di processi produttivi unici, l’integrazione con fornitori specifici o il rispetto di normative peculiari di un determinato settore.

Un gestionale personalizzabile consente di:

• Adattare i processi aziendali: ogni impresa possiede flussi di lavoro propri, che spesso la differenziano nei particolari da altre realtà, talvolta anche dello stesso settore. I software gestionali personalizzati sono modellati sulle dinamiche operative dell’azienda, migliorandone l’efficienza.
• Rispondere a esigenze settoriali: un produttore artigianale, un’impresa del settore alimentare, una società attiva nel comparto metalmeccanico e un’azienda del settore IT… prodotti diversi, linee di produzione diverse, diversi modelli di gestione, che conducono a procedure gestionali allo stesso tempo simili quanto differenti. Un ERP flessibile e ben strutturato può essere configurato per ottenere un gestionale personalizzato “tagliato” su misura per il cliente.
• Supportare la crescita: le aziende non sono realtà immobili ma dinamiche, in continuo divenire. Lo sviluppo di software gestionali personalizzati deve tenere conto delle possibilità di crescita dell’azienda, garantendo la possibilità di integrare in un secondo momento nuove funzionalità man mano che la struttura evolve, attraverso un livello adeguato di scalabilità.

Software gestionali personalizzati: il ruolo strategico della rete di vendita

Finora abbiamo esaminato le ragioni per le quali un’azienda dovrebbe considerare l’adozione di un software ERP facilmente personalizzabile e le caratteristiche che un buon software gestionale personalizzato dovrebbe avere. Non ci siamo però soffermati su un’elemento principale nella catena che conduce alla realizzazione di questo tipo di applicativo: la competenza.
Personalizzare un software ERP è un processo elaborato e complesso, che richiede agli sviluppatori coinvolti un nutrito paniere di competenze tecniche affiancato a una profonda comprensione delle esigenze del cliente.
Per questo è anche facile capire perché, con l’eccezione di grandi progetti o di clienti molto particolari, spesso le software house produttrici dei programmi non si cimentino direttamente nelle attività di personalizzazione, preferendo concentrare le proprie risorse nell’attività principale; il continuo sviluppo del prodotto. Le attività di personalizzazione sono quindi frequentemente affidate nelle mani della rete di vendita della casa madre, cioè la rete di rivenditori autorizzati sul territorio, che assume un ruolo strategico nel processo.

Sviluppo gestionali personalizzati: le competenze necessarie

Realizzare software personalizzati è un lavoro impegnativo, molto più di quanto possano immaginare i non addetti ai lavori. Per eseguirlo con successo, salvaguardando allo stesso tempo i livelli di qualità attesi, occorre che il rivenditore sia in possesso di specifiche competenze:

• Una conoscenza approfondita del software da personalizzare: una estesa familiarità con tutte le funzionalità standard e avanzate dell’ERP sul quale si intende operare è fondamentale per sfruttarne al meglio il potenziale ed evitare di snaturarne i meccanismi procedurali.
• Una elevata capacità di analisi: il primo passo verso la realizzazione di una personalizzazione efficace è la capacità di identificare i flussi di lavoro del cliente e le sue necessità particolari, per poi comprendere come integrarle al meglio con le caratteristiche offerte dal software standard e come realizzare le funzionalità mancanti.
• Esperienza nel settore: la conoscenza pregressa maturata in altri progetti di personalizzazione nel settore di riferimento del cliente è un’arma potente nelle mani del rivenditore, perché permette di anticipare problematiche già affrontate e proporre soluzioni mirate.

Software gestionale personalizzato: efficienza e controllo dei costi

La scelta di affidarsi a una software house munita di una rete di rivenditori esperti per personalizzare il suo software gestionale ERP permette di ottenere vantaggi importanti. Qui ci limitiamo a evidenziare tre: una riduzione dei tempi di implementazione (la competenza del rivenditore permette di evitare costose inefficienze), un contenimento dei costi (il lavoro pianificato con cura previene spese e ritardi imprevisti) e la garanzia di un supporto continuativo (il rivenditore può fornire assistenza post-vendita, assicurando che la personalizzazione mantenga le sue performance nel tempo e sia aggiornata di pari passo con il rilascio delle nuove release del software standard).

Software gestionali personalizzati: i benefici

Partiamo dal presupposto che l’azienda abbia deciso finalmente di personalizzare il proprio software gestionale, affidando questo compito importante al proprio rivenditore fidato. Quali sono, all’orizzonti, i vantaggi che il management potrebbe attendersi da questa scelta strategica? Sono numerosi, e vanno oltre la semplice efficienza operativa, influendo positivamente sull’intera strategia aziendale. Anche in questo caso abbiamo deciso di illustrarne tre:

• Maggiore competitività: la disponibilità di un sistema gestionale su misura rafforza la capacità di adattamento dell’azienda alle dinamiche di mercato. L’azienda diventa più reattiva.
• Miglioramento della qualità dei dati: una personalizzazione ben progettata permette di raggiungere un grado di integrazione più elevato grazie a funzionalità avanzate di analisi e reportistica. L’azienda dispone di più informazioni utili per prendere decisioni strategiche.
• Compliance normativa: le aziende italiane devono spesso rispettare regolamenti settoriali complessi. Un software gestionale personalizzato può essere configurato per garantire la conformità normativa.

Software personalizzato: conclusioni

Per un’azienda italiana, adottare un ERP altamente personalizzabile, come il software Business di NTS Informatica, rappresenta un investimento di grande valore. La combinazione di un programma standard ricco di funzionalità e la flessibilità per adattarlo alle esigenze specifiche dell’impresa danno vita a uno strumento di lavoro potente e capace di incrementare i risultati dell’intera organizzazione aziendale.

La raccomandazione alle aziende è quindi quella di affidare il delicato processo di personalizzazione a strutture dotate di professionisti esperti, in grado di assicurare professionalità ed efficacia, sfruttare appieno, e a lungo termine, le potenzialità dell’ERP di partenza.