L’area amministrativa ha a che fare con molte attività chiave per un’azienda. Qui è dove si elaborano, si gestiscono e si controllano tutte le informazioni economiche connesse alle attività aziendali, tra fatture e prime note, gestione delle scadenze e report.
Purtroppo, basta anche solo un piccolo errore per rischiare sanzioni, inefficienze e perdite di tempo con ricadute negative per l’intera azienda.
Per questo molte aziende scelgono di avvalersi di uno strumento per gestire tutte le attività amministrative e fiscali in modo più semplice, sicuro ed efficiente. In certi casi, addirittura automatizzato. È il gestionale per la contabilità e l’amministrazione.
I problemi più comuni nella gestione amministrativa e contabile
La gestione contabile e amministrativa richiede molta precisione.
Le attività da gestire sono tantissime: note spese da controllare, fatture da registrare e da emettere, scadenze fiscali da rispettare, fornitori e clienti da gestire…
La lista di un addetto alla contabilità e all’amministrazione è lunga e prevede attività complesse, ormai pressoché impossibili da gestire manualmente o con i cari vecchi fogli Excel; per di più in un contesto lavorativo come quello odierno, che si sta orientando (per fortuna) verso la semplificazione e la digitalizzazione.
L’esperienza, l’attenzione e la competenza non sono una garanzia sufficiente ad assicurare che tutte le attività amministrative e contabili aziendali vadano a buon fine. Anche il contabile più abile ed esperto può commettere una leggerezza o perdersi un pezzo per strada.
Basta non registrare una fattura di un fornitore per pagare imposte più alte del dovuto e incorrere in sanzioni durante un controllo fiscale. E se ci si accorge in tempo dell’errore, ci vogliono comunque ore per rimettere mano ai documenti e sistemare tutto.
Una virgola sbagliata può far saltare tutti i conti; una scadenza dimenticata può far slittare il pagamento di un fornitore; un arrotondamento sbagliato può falsare il bilancio.
Ma non sono solo gli ipotetici errori a creare problemi.
Anche ammettendo di fare tutto bene, una gestione contabile e amministrativa “vecchio stampo” si trascina dietro una serie di criticità che, nel 2025, è ormai ora di superare.
Pensiamo solo all’archiviazione dei documenti, che ancora oggi avviene in modo disorganizzato, tra documenti cartacei da scansionare e archivi digitali ospitati in diverse cartelle (e a volte nemmeno sullo stesso computer).
Questo “disordine” non porta solo a inefficienze, ma impedisce di prendere decisioni informate e consapevoli.
E cosa dire poi delle normative fiscali e degli adempimenti che cambiano di anno in anno? Spesso l’area amministrativa deve rivedere i processi stravolgendo iter già collaudati, e non sempre questi sono così flessibili o semplici da cambiare.
Ma il rischio ancora più grave è la mancanza di una visione chiara dei flussi di cassa.
Perdere il controllo sulle attività contabili e amministrative significa non sapere con precisione quanti soldi entrano ed escono dall’azienda. E se questo portasse la tua azienda ad avere una crisi di liquidità?
È insensato continuare a correre tutti questi rischi semplicemente perché ci si vuole arroccare al mantra “abbiamo sempre fatto così”.
La strada è una sola: scegliere un software per la contabilità e l’amministrazione.
Gestionale per contabilità, ecco come può aiutarti
I software per la contabilità nascono per risolvere tutte le difficoltà legate alla gestione delle attività economiche di un’impresa.
Il cuore di un gestionale per l’amministrazione e la contabilità è la centralizzazione dei dati: praticamente, invece di gestire tutto su fogli excel e registri cartacei, il sistema permette di archiviare i documenti in un unico spazio, facilmente consultabile, e di riunire in una sola piattaforma tutte le operazioni legate a fatture, incassi, pagamenti, solleciti e adempimenti fiscali.
Automazione, sincronizzazione e monitoraggio sono i 3 pilastri di un gestionale per contabili.
Con l’automazione delle operazioni ripetitive, il software gestionale mette in pratica delle regole contabili e fiscali pre-impostate, e tu non devi far altro che approvarle.
Non devi più preoccuparti di registrare manualmente prime note o fatture, perché il sistema lo fa automaticamente al posto tuo. Puoi fare a meno dei vecchi promemoria a calendario, perché il sistema tiene sotto controllo ogni tipo di scadenza, inviando degli alert e/o processando automaticamente i versamenti per pagamenti, tasse e contributi.
Persino la riconciliazione bancaria con gli estratti conto diventa semplice e automatica, perché il gestionale si occupa di fare il match tra incassi e pagamenti delle fatture. Ma puoi fare tante altre cose, come assegnare priorità a pagamenti, creare delle regole personalizzate per sconti a clienti e fornitori, programmare dei solleciti, e così via.
Un gestionale per amministrazione e contabilità garantisce poi una sincronizzazione perfetta con le altre aree aziendali. In sintesi, ogni reparto (magazzino, produzione, vendite…) condivide dati aggiornati in tempo reale con l’ufficio contabile e amministrativo, semplificando la gestione, evitando incongruenze e riducendo gli errori.
Poter contare su dati aggiornati e non in conflitto tra loro permette inoltre di tenere sotto controllo i flussi di cassa, di generare report e di valutare KPI per prendere decisioni chiave.
Ed è qui che entra in gioco il terzo pilastro, quello del monitoraggio, che ti permette di analizzare e prevenire i problemi, anziché scoprirli a fine mese o quando ormai è troppo tardi.
I vantaggi dei software contabilità
I software gestionali per la contabilità sono sempre più usati dalle aziende per semplificare la gestione delle attività amministrative e contabili.
Automatizzare le operazioni ripetitive ti permette di risparmiare tempo nelle attività di data entry, riducendo la sviste e gli errori legati all’inserimento manuale dei dati.
Oltre a essere poco strategica, la registrazione dei dati è infatti una delle operazioni a più alto tasso di errore. Perché continuare a fare tutto a mano, quando puoi facilmente bypassare l’attività di inserimento dati e dedicarti a qualcosa di più fruttuoso per la tua azienda?
Se il lavoro si semplifica e gli errori di registrazione e di calcolo diminuiscono, l’azienda guadagna in efficienza e nell’abbattimento dei costi imprevisti. Sì, perché il tempo è denaro, e purtroppo anche fare errori costa.
Avere un’area amministrativa e contabile più organizzata porta a benefici a cascata: in primis, aumenta la credibilità e l’affidabilità agli occhi di partner, fornitori e clienti.
In secondo luogo, per un’azienda diventa più facile adattarsi agli eventuali aggiornamenti normativi e fiscali, poiché il gestionale contabile offre la possibilità di adattare velocemente i processi e di renderli più flessibili ai cambiamenti.
Insomma: un gestionale per la contabilità non fa solo i conti.
Il sistema offre l’opportunità di avere a disposizione dati sempre aggiornati, reali e affidabili, che possono guidare le scelte strategiche dell’impresa.
Ad esempio, puoi controllare i costi fissi per individuare sprechi, puoi fare proiezioni future per capire se in futuro ci sarà un calo di liquidità, oppure realizzare un’analisi dei costi e dei ricavi di una linea aziendale per capire se ci sono servizi e prodotti che rendono di più, e investire maggiormente in essi.
In questo modo, il gestionale per la contabilità può potenzialmente trasformare ogni attività in un processo proattivo che guida la crescita aziendale. E non esiste vantaggio più grande per un’impresa dei nostri tempi.
