I programmi ERP guidano la competitività aziendale, aprendo a una gestione operativa delle attività e dei processi che diventa più snella, efficiente e strategica. Per capire come questo sia possibile, è importante comprendere che cosa sono nel dettaglio e come funzionano i software ERP.
I sistemi ERP sono i direttori d’orchestra di un’impresa. Se ogni area aziendale rappresenta una sezione musicale in cui ognuna suona la propria parte, l’ERP è la guida che permette di coordinare il lavoro di tutti per ottenere un’unica melodia.
Che cosa si intende per ERP?
La sigla ERP sta per Enterprise Resource Planning, ovvero “pianificazione delle risorse d’impresa”.
Con questo termine, ci si riferisce a un tipo di software che le aziende utilizzano per gestire i propri processi interni, dalla contabilità alla finanza, dalla supply chain alla produzione, dalla logistica alle vendite.
I sistemi ERP permettono di coordinare alcune o tutte queste attività attraverso lo scambio di dati e l’impiego di strumenti avanzati che aiutano ad automatizzare i processi più ripetitivi, semplificando la gestione dell’impresa.
Non solo.
Se i reparti lavorano come isole separate, l’ERP fa da ponte e aiuta a collegare il lavoro di tutti in un unico sistema condiviso.
Se un’area si perde, l’ERP interviene per mantenere stabile l’ecosistema aziendale.
Se l’azienda cresce, l’ERP cresce con lei, adattandosi alle necessità presenti e future.
Questo vale sia per le piccole imprese sia per le grandi organizzazioni, indipendentemente dal settore.
Come funzionano i programmi ERP
In genere, un sistema ERP è costituito da:
- Database: gli ERP raccolgono i dati provenienti dalle diverse aree dell’azienda e li mettono a disposizione in modo unificato, fornendo all’organizzazione un’unica fonte di informazioni condivise;
- Architettura modulare: gli ERP offrono solitamente moduli e applicazioni specifici per ogni area aziendale (magazzino, contabilità, produzione, etc…), dotati di relativi strumenti per la gestione delle attività.
Praticamente funziona così: grazie ai dati centralizzati e condivisi attraverso il database unico, è possibile integrare il lavoro dei diversi reparti e delle aree di un’azienda.
Lo scopo non è solo quello di farli dialogare fra loro, ma di gestirli in modo sinergico, garantendo l’interoperabilità tra le diverse funzioni aziendali.
Quando le aziende scelgono di affidarsi a un sistema ERP, possono implementare i moduli che ritengono più congeniali al loro settore, ai loro processi e, ovviamente, ai loro obiettivi.
Ogni modulo è dotato infatti di funzionalità specifiche che permettono di organizzare e controllare le attività connesse a una determinata area aziendale: il modulo contabilità, ad esempio, permette di tenere sotto controllo le operazioni contabili e i movimenti bancari; il modulo magazzino supervisiona tutte i flussi attivi e passivi; e così via per ogni area.
Sistemi ERP: esempi
Per capire meglio come i sistemi ERP si adattano alle specificità di ogni settore e realtà d’impresa, possiamo fare qualche esempio di sistema ERP aziendale.
Aziende manifatturiere
Il settore manifatturiero è sicuramente uno di quelli in cui l’impiego di un sistema ERP è ormai d’obbligo. Le aziende devono infatti gestire una mole importante di processi, dalla supply chain alla produzione, fino alla logistica. Per questo gli ERP per le imprese manifatturiere includono di solito moduli con logiche MRP (Material Requirements Planning) che aiutano a gestire il rifornimento di materie prime, ottimizzare i tempi e i costi di approvvigionamento, pianificare la produzione e integrarla successivamente con le vendite. Il tutto interfacciandosi con altri applicativi, come ad esempio il MES (Manufacturing Execution System).
Negozi di vendita al dettaglio
I programmi ERP per il settore retail rispondono alle esigenze di negozi e catene di distribuzione, assistendo principalmente le attività di vendita e di gestione del magazzino. L’ERP serve quindi ad aggiornare e controllare l’inventario, a creare automatismi per ordini e riassortimenti, a garantire una gestione della cassa fluida ed efficiente. Attraverso alcuni moduli specifici, i negozi possono sfruttare l’ERP per analizzare i dati di vendita ed effettuare valutazioni strategiche data-driven al fine di incrementare vendite e margini di guadagno, riducendo sprechi e inefficienze.
Società di servizi
Anche le aziende che offrono servizi possono sfruttare le funzionalità degli ERP per gestire tutti gli aspetti di gestione delle commesse ed erogazione dei servizi, dalla preventivazione al controllo dei costi, incluse le attività di tipo amministrativo e contabile. Per questo tipo di imprese, il customer service è cruciale: pertanto, l’ERP deve essere in grado di integrarsi a soluzioni CRM per gestire in modo proficuo i dati dei clienti e le opportunità di vendita, oltre alle attività di assistenza tecnica e manutenzione.
Negozi all’ingrosso
Le aziende che effettuano commercio all’ingrosso hanno bisogno di programmi ERP che integrano funzionalità di gestione del magazzino e di logistica, senza dimenticare naturalmente le attività legate alle vendite e al rapporto con la clientela. Gli ERP sono quindi dotati di moduli capaci per monitorare gli andamenti di magazzino, effettuare ordini, pianificare spedizioni, controllare i costi di distribuzione e seguire le trattative pre e post vendita per migliorare il rapporto con la clientela.
Imprese edilizie
Anche il settore edilizio ha deciso di avvalersi delle funzionalità dei software ERP per lavorare sui progetti commissionati dei clienti. Il gestionale per l’edilizia è dotato generalmente di moduli per il controllo delle attività logistiche legate all’approvvigionamento dei materiali e il monitoraggio dello stato di avanzamento del progetto.
I vantaggi dei software ERP
Al di là delle specificità di ogni caso, i sistemi ERP garantiscono una serie di vantaggi trasversali a tutte le imprese.
Il primo è la centralizzazione dei dati, che porta a un’affidabilità totale delle informazioni raccolte. Dati di vendita, di magazzino, informazioni contabili convivono all’interno di un ecosistema coerente che funge da base per l’ottimizzazione di tutti i processi aziendali.
Avere dati aggiornati sempre disponibili significa anche esercitare più controllo sui processi aziendali. I manager possono infatti contare su una visione chiara dello stato di fatto dell’azienda e, grazie a moduli specifici di analisi e reporting, possono prendere decisioni strategiche basate su evidenze oggettive.
Un altro vantaggio è l’automazione e l’aumento dell’efficienza: poiché le attività più ripetitive vengono automatizzate e gestiti in modo automatico dal sistema ERP grazie a delle regole condivise, l’azienda si ritrova a velocizzare i propri processi, riducendo i costi di gestione.
Automazione significa anche riduzione dell’errore umano, aumento della produttività e possibilità di impiegare le risorse umane aziendali per altre attività più strategiche.
Un ERP sarà tanto più utile quanto più si adatta alla realtà di un’impresa. Questo è il vantaggio della scalabilità e della flessibilità dei programmi ERP, che grazie alla loro architettura modulare permettono di implementare nuove funzioni nel tempo per sostenere le necessità aziendali.
Per questo i sistemi ERP rappresentano un vantaggio competitivo. Ed ecco perché la tua azienda non ne può più fare a meno.
