La gestione aziendale data-driven è ciò che fa la differenza tra l’improvvisazione e la gestione strategica, tra le imprese che “navigano a vista” e quelle che “sfruttano le correnti”.
Metafore poetiche a parte, l’approccio data-driven oggi è qualcosa di irrinunciabile per le aziende.
Viviamo in un’epoca in cui i mercati cambiano in fretta, dove i modelli decisionali basati sull’intuizione o sull’esperienza sono sempre importanti ma non bastano più. Solo i dati possono fornire agli imprenditori informazioni affidabili per prendere decisioni strategiche in modo rapido. Lo strumento che rende possibile tutto questo è un data warehouse integrato all’ERP. Andiamo con ordine.
Che cos’è un’azienda data-driven?
Data-driven significa letteralmente guidato dai dati e sottintende un tipo di approccio in cui i dati dell’azienda diventano il punto di partenza per prendere decisioni (operative o strategiche) rapide e coerenti.
Il cuore della gestione data-driven è il data warehouse, o “magazzino dati”, un archivio centralizzato che permette di raccogliere in modo strutturato tutti i dati (storici e attuali) provenienti dai diversi reparti aziendali. Oltre alla raccolta dei dati, il suo compito è anche quello di renderli leggibili e di trasformarli in indicatori chiave (KPI – Key Performance Indicator) che possano orientare scelte e decisioni del management.
Più semplicemente, la gestione aziendale data-driven permette all’azienda di compiere un salto di qualità metodologico, cioè l’adozione di un modo di pensare radicalmente diverso, passando dall’incerto “Secondo me dovremmo fare così” al più solido “I dati ci dicono che dovremmo fare questo”.
I dati quindi assumono consistenza. Da risorsa troppo spesso ignorata o sottovalutata, a fonte insostituibile di “intelligence aziendale”; una miniera di informazioni affidabili che supporta il processo decisionale e strategico.
Perché non si può fare a meno di una gestione data-driven
Molte aziende continuano ad affidarsi ai classici report, convinti che questi strumenti bastino a prendere decisioni guidate dai dati. Ma c’è una grande differenza tra il report di fine mese e una gestione realmente data-driven.
Innanzitutto, i report sono essenzialmente una fotografia del passato: registrano più che altro quel che è già avvenuto, prendendo in considerazione solo una parte delle informazioni aziendali.
Inoltre, bisogna considerare che i report sono, inevitabilmente, influenzati dal fattore umano, cioè sono spesso “filtrati” dall’interpretazione di chi li ha redatti, con le naturali conseguenze in termini di obiettività e completezza. Senza considerare l’elevato rischio di errore umano…
Infine, i report aziendali tradizionali comportano un altro grande problema: la coerenza dei dati. Vendite, produzione e amministrazione leggono la stessa realtà con metri di misura diversi, stabiliti sulla base delle loro peculiari esperienze e aspettative. Il risultato è che i decision maker si trovano di fronte a sorgenti differenti di dati e informazioni, che devono riconciliare impiegando tempo e fatica. Non solo il gioco non vale la candela, ma il rischio è di prendere decisioni basate su dati parziali o incoerenti.
Una gestione data-driven elimina questi limiti e potenzia il valore del dato per il processo decisionale, migliorando i tempi di reazione e l’accountability. Questo non significa che il report tradizionale venga escluso come strumento utilizzabile, ma che esso venga inserito in un contesto di Business Intelligence più razionale.
Una base dati centralizzata, come un data warehouse, raccoglie infatti i dati sparsi fra i vari reparti e li mette in relazione in modo coerente, costruendo una fonte di informazioni affidabile e soprattutto univoca.
È qui che avviene il vero salto di qualità.
Il data warehouse di Business Experience per una gestione aziendale data-driven
Un sistema data-driven deve far sì che un evento, un’attività o un flusso di lavoro diventi prima dato e poi KPI. Perché questo avvenga, è fondamentale dotarsi di uno strumento in grado di tracciare, misurare, archiviare e collegare dati e informazioni.
Da un lato deve esserci quindi uno strumento operativo, capace di coordinare le diverse attività dell’operatività quotidiana e registrare ogni specifico touchpoint (ad esempio un ordine, una fattura, un movimento di magazzino), dall’altro deve essere un archivio dinamico capace di incamerare, leggere e correlare i dati, anche su grandi volumi e con orizzonti temporali estesi.
In altre parole, c’è bisogno di un programma ERP (Enterprise Resource Planning).
Business Experience è la soluzione ERP di NTS Informatica che permette la perfetta integrazione tra processi e coerenza informativa. Il suo obiettivo è proprio quello di aprire la strada a una gestione aziendale data-driven in cui i reparti e i relativi dati non siano più gestiti “a silos”, ma convergano in un unico sistema.
Il modulo base di Business Experience incorpora non a caso al suo interno componenti gestionali con funzionalità data warehouse (moduli “Datawarehouse” e “Datawarehouse Extended”) per la centralizzazione dei dati, che assicurano un’affidabilità totale delle informazioni raccolte. In questo modo, dati di vendita, di magazzino e contabili comunicano fra loro dentro un ecosistema coerente, che diventa la base per la pianificazione e l’ottimizzazione di tutti i processi aziendali.
I moduli permettono un’analisi multidimensionale su “cubi” predefiniti relativi alle aree principali dell’azienda: Ordini, Contabilità, Contabilità Analitica, Vendite/Acquisti, CRM, Customer Service, Tesoreria, Scadenzario… La selezione dei dati può essere impostata in base a diverse dimensioni di aggregazione, mediante appositi filtri.
La visualizzazione dati può essere ottenuta in modalità aggregata o disaggregata, con tabelle pivot interattive, grafici e visualizzazione del singolo movimento sottostante a un qualsiasi dato aggregato. Garantita anche la possibilità di schedulazione ed elaborazione automatica giornaliera della fase di estrazione dati, e l’importazione dati da sorgenti esterne con storicizzazione delle estrazioni.
Esempi di gestione data-driven in azienda
Al di là delle specifiche funzionalità messe in campo da una soluzione software di data warehouse, a fare la differenza in azienda è ancora di più l’acquisizione di una nuova mentalità decisionale (e a cascata, anche operativa), quella che potremmo definire un vero e proprio mindset data-driven. Questo mindset può essere applicato a qualsiasi tipo di realtà, di settore, di reparto aziendale. Dopotutto, tutte le aziende, piccole o grandi, gestiscono ogni giorno un’enorme mole di dati.
Lo sviluppo in azienda di questo mindset, unito all’integrazione tra software ERP, data warehouse e altre soluzioni integrate/integrabili (ad esempio MES, nel caso delle aziende di produzione) permette di operare con un livello di efficacia, efficienza e comprensione delle dinamiche completamente nuovo.
Per comprendere la portata delle implicazioni di questo tipo di mindset, vediamo alcuni esempi generali di gestione aziendale data-driven.
Amministrazione e finanza data-driven
Grazie a un data warehouse integrato all’interno di un ERP evoluto, i reparti di amministrazione e finanza possono abbinare le entrate e le uscite bancarie alle diverse registrazioni aziendali (fatture, incassi, pagamenti) per avere maggior controllo sui flussi di cassa. E, nel caso, rivedere le politiche di incasso o le priorità finanziarie aziendali.
Cosa cambia rispetto a un approccio “tradizionale”? Semplice, che non sono più necessarie estrazioni manuali o strani incroci di file excel ed e-mail.
Produzione data-driven
Quando i processi produttivi sono gestiti in ottica data-driven (grazie all’utilizzo di ERP, MES, Data Warehouse…), i dati di avanzamento lavori, consumo dei materiali, tempi macchina e costi di lavorazione vengono raccolti e resi leggibili per offrire un quadro oggettivo e veritiero di come procede effettivamente la produzione.
Non c’è più spazio per il percepito soggettivo, ma le cose appaiono per come sono realmente. Questo porta a un vantaggio fondamentale: poter confrontare in tempo reale lo scostamento tra l’avanzamento lavori pianificato e quello consuntivo, permette di prevedere ritardi o colli di bottiglia e poi, con le giuste azioni correttive, prevenirli.
Magazzino e logistica data-driven
Gestire il magazzino in ottica data driven significa avere a disposizione tutta una serie di KPI cruciali per far lavorare il magazzino in modo efficiente: il tasso di rotazione delle scorte, il costo per ordine, la precisione dell’inventario, ecc. …
I dati raccolti possono rivelarsi molto utili per individuare gli articoli ad alta o bassa rotazione in modo da prendere decisioni strategiche. Tra queste potrebbero esserci la razionalizzazione del catalogo (per eliminare ad esempio gli articoli meno profittevoli) o una gestione degli ordini più intelligente, per garantire uno stock sempre adeguato senza carenze né sovraccarichi.
Data warehouse e sistemi ERP sono gli strumenti che permettono di portare la gestione data-driven all’interno di un’azienda. Ma non bisogna dimenticare che l’adozione di una nuova infrastruttura richiede soprattutto un ampliamento della prospettiva e la disponibilità a lavorare in un modo nuovo: un mindset data-driven.
Se ti interessa analizzare nel dettaglio i vantaggi di una gestione guidata dai dati per la tua azienda, il primo passo è richiedere una consulenza con gli esperti di NTS Informatica.
