Come fa un’azienda a capire se quello che sta facendo funziona davvero? La risposta è semplice: utilizza il controllo di gestione.
Grazie a questo processo, le imprese possono rendersi conto se le loro performance lavorative si allineano alla strategia scelta a livello aziendale e se le decisioni prese producono risultati positivi reali.
Per attuare in modo efficace il controllo di gestione, però, l’azienda deve disporre di dati completi e affidabili: senza di essi, è impossibile definire una strategia coerente e praticabile, prendere decisioni informate e valutare l’efficacia concreta delle prestazioni aziendali.
Ed è proprio qui che entrano in gioco i software ERP con contabilità evoluta.
Cosa si intende per controllo di gestione?
L’azienda sta guadagnando davvero?
E in caso affermativo, da dove provengono i guadagni?
Dove, invece, sta perdendo margine?
Queste sono solo alcune delle domande a cui è possibile rispondere con il controllo di gestione.
Il management control, termine inglese per definire il controllo di gestione, è il processo aziendale che consente di pianificare, monitorare e valutare le attività operative in base agli obiettivi predefiniti. Il punto di partenza sono i dati finanziari e operativi dell’azienda, che rappresentano di fatto la base di ogni processo decisionale.
Ma attenzione. Il controllo di gestione non è un report, e non è nemmeno un bilancio; tuttavia, sfrutta report e bilanci per guidare le decisioni direzionali. Questi strumenti offrono infatti i numeri e i dati che descrivono il modo reale in cui un’azienda lavora, aprendo la strada a un approccio strategico data-driven.
Qual è la differenza tra contabilità e controllo di gestione?
Molte persone tendono a confondere la normale contabilità aziendale con il controllo di gestione. In realtà, esiste una profonda differenza tra le due attività.
La contabilità si limita infatti a fotografare il passato dell’azienda, scattando “istantanee” di situazioni già avvenute e registrando operazioni già concluse, come fatture emesse o ricevute, pagamenti o incassi. L’obiettivo principale è quello di tenere traccia dello stato economico e finanziario e, ovviamente, produrre le informazioni e i documenti necessari per rispettare le normative fiscali.
Il controllo di gestione, invece, “opera nel presente”, sfruttando queste informazioni per capire, innanzitutto, “se” e “come” l’azienda stia funzionando, in modo da orientare con consapevolezza le scelte imprenditoriali strategiche.
Mentre la contabilità guarda indietro, quindi, il controllo di gestione studia il presente per provare ad anticipare il futuro, intercettando problemi, identificando punti deboli oppure ottimizzando processi e risorse per guidare l’azienda verso una crescita sostenibile.
Come fare controllo di gestione in modo strategico?
Se è praticamente quasi impossibile trovare aziende sprovviste degli strumenti per gestire la contabilità ordinaria, le imprese che sfruttano il controllo di gestione rappresentano ancora una netta minoranza. Questa constatazione genera inevitabilmente una forte perplessità, perché il management control oggi rappresenta un autentico vantaggio competitivo, uno strumento di cui nessuna piccola, media o grande impresa dovrebbe privarsi con leggerezza.
Da dove nasce allora questa situazione?
Il fatto è che molti rinunciano ad adottare la contabilità analitica perché convinti che, per farla funzionare, siano necessari strumenti particolarmente complessi. In realtà, è sufficiente concentrarsi su poche informazioni chiave e, soprattutto, su un metodo di lavoro preciso.
Una delle basi metodologiche del controllo di gestione moderno è il cosiddetto ciclo di Deming, noto anche come PDCA (Plan-Do-Check-Act), che prevede 4 diverse fasi:
- Pianificazione (Plan): a partire dalle informazioni raccolte, si decidono obiettivi strategici e piani operativi, inclusi risultati attesi come livelli di fatturato e margini di guadagno. In questa fase si stabilisce anche se gli obiettivi aziendali sono raggiungibili, individuando budget, mezzi, strumenti e risorse;
- Esecuzione (Do): coincide con le attività reali dell’azienda, che vengono descritte attraverso dati economici, operativi e finanziari che costituiranno la base su cui prendere decisioni strategiche (durante questa fase si raccolgono dati per la creazione di grafici e analisi da destinare alla fase di “Check” e “Act”);
- Verifica (Check): è a questo punto che i dati raccolti diventano numeri da interpretare, dando il via all’analisi di scostamenti, margini e costi per capire se le cose stanno andando nella giusta direzione oppure no. I risultati sono misurati e confrontati con i risultati attesi (“Plan”) per individuare eventuali differenze o scostamenti.
- Correzione (Act): il controllo di gestione guarda al presente e al futuro; per questo non è un’attività passiva, ma attiva. Ciò comporta la possibilità di cambiare e correggere il tiro, mettendo in atto azioni correttive per perseguire meglio gli obiettivi aziendali. Questo porta a sua volta una nuova pianificazione, facendo ricominciare da capo il ciclo.
Da quanto esaminato finora si potrebbe però immaginare che il controllo di gestione rischi di rappresentare più un approccio teorico che uno strumento pratico. Per capire davvero la sua natura di vantaggio competitivo per un’azienda, è utile esaminare alcuni esempi concreti.
Esempi di controllo di gestione
Mettiamo il caso che tu voglia capire quale sia la fonte di profitto principale della tua azienda. Il controllo di gestione può farlo, aiutandoti a individuare quale canale, cliente o attività rappresenti la tua principale fonte di guadagno. Questo non avviene attraverso uno sguardo generico al fatturato ma mediante un’analisi dettagliata di costi, ricavi e margini.
Praticamente, il controllo di gestione prende i ricavi e li attribuisce a un cliente, un canale di vendita, una linea di prodotto, una commessa, un servizio… Poi ripete la stessa operazione con i costi, distinguendo quelli direttamente legati alla specifica fonte di ricavo, e includendo anche la variabile tempo: ore spese, risorse impegnate, energie assorbite…
Tutto ciò permette di valutare il margine reale, che diventa un indicatore chiave della tua vera fonte di profitto.
Appare evidente come questo approccio sia più strategico? Semplice: se ti fossi limitato a osservare il fatturato, ignorando margini e costi, probabilmente avresti preso in considerazione solo il canale apparentemente più redditizio, ma non quello che porta vero profitto al netto di ricavi, tempo e risorse.
Un altro esempio in cui il controllo di gestione fa la differenza è l’analisi del cash flow.
Un’azienda può essere in utile e, allo stesso tempo, trovarsi in difficoltà finanziaria a causa di una crisi di liquidità. Magari ha maturato dei ricavi e margini, ma questi non sono ancora stati incassati.
Grazie al controllo di gestione, i risultati economici dialogano con i flussi di cassa: si prendono in esame non solo quanti soldi entrano o escono, ma anche quando. In questo modo si ha una visione più completa e realistica dello stato finanziario dell’azienda e diventa più facile pianificare investimenti con maggiore consapevolezza.
Il software ERP per fare controllo di gestione
Il controllo di gestione cambia il modo di prendere decisioni. L’azienda smette di inseguire il fatturato fine a se stesso e inizia a investire su ciò che genera valore reale, facendo scelte più mirate, non più basate su intuizioni o abitudini, ma su numeri che raccontano come l’impresa crea profitto.
Perché questo avvenga, è fondamentale disporre di dati affidabili e strutturati. Non solo: è necessario condividere i processi di raccolta e analisi dei dati con le diverse aree aziendali per avere un quadro generale completo.
A questo punto entra in scena il software ERP. E non uno qualsiasi, ma uno dotato di funzioni di contabilità analitica.
Un ERP con contabilità analitica è utile perché ti permette di affiancare alla contabilità generale una lettura per centri di costo, commesse, marginalità di prodotto: tutte quelle informazioni che consentono di scomporre l’azienda e vedere precisamente dove si crea valore e dove no.
Per un controllo di gestione mirato, NTS Informatica ha sviluppato il software Business Experience, dotato di funzionalità di contabilità analitica pensate proprio per portare un nuovo approccio strategico all’interno dell’impresa. Uno strumento completo che evolve la gestione aziendale, trasformandola in un asset strategico per aumentare la competitività.
