Scegliere l’ERP giusto per la tua PMI è una questione tecnologica, ma non solo: si tratta di una decisione strategica, tra le più delicate nella vita di un’azienda, una scelta che può influire in modo rilevante sul successo o il fallimento dell’azienda per gli anni a venire.
Le PMI si trovano spesso a dover compiere questo passo in momenti cruciali della loro storia: evoluzioni del mercato, passaggi di consegne generazionali, espansioni averso nuovi mercati, digitalizzazione dei processi o semplicemente l’insorgere di nuove esigenze in materia di controllo, efficienza e pianificazione.
In un mercato mondiale in cui, secondo IDC (International Data Corporation, il 70% delle PMI prevede investimenti in digitalizzazione entro il 2026, non è certo il caso di improvvisare o compiere scelte azzardate.
Questa mini guida è un piccolo invito alla riflessione.
Non si propone certo di essere esaustiva, né tantomeno pretende di tener conto dell’infinita varietà di situazioni che il mondo delle PMI ci presenta, ma vuole proporre uno spunto da cui partire per scegliere con un pizzico di consapevolezza in più il gestionale ERP più adatto.
Dieci semplici domande, perché spesso sono proprio le domande giuste a fare la differenza. Scoprile insieme a noi!
1. Scegliere l’ERP per la tua PMI: di quale gestione informatica ha davvero bisogno la mia azienda?
Comprendere i processi della tua impresa è il primo passo
Potrà sembrarti una banalità, ma molte aziende iniziano la ricerca di un ERP senza avere prima definito una mappatura chiara e dettagliata dei propri processi. Dove sono i colli di bottiglia? Che cosa sta realmente funzionando e che cosa dovrei cambiare il prima possibile? Rispondere a queste domande è il primo passo.
Prova a chiederti: quali sono i reparti dell’azienda che incontrano più difficoltà nel lavoro quotidiano? E quelli dove si registrano le maggiori perdite di tempo? Quali sono le informazioni che non arrivano mai nel momento giusto?
Ricorda: un ERP deve adattarsi ai tuoi processi, ma anche aiutarti a migliorarli fattivamente.
Fare un’autodiagnosi interna con il supporto di un consulente può aiutarti a non cadere nella trappola del “intanto compriamo tutto, poi si vedrà”. Questa fase può richiedere settimane, addirittura mesi nel caso di organizzazioni molto strutturate e complesse, ma è essenziale per non buttare via tempo (e budget) prezioso più avanti.
Non sottovalutare questa fase preliminare… troppo spesso le aziende commettono l’errore di scegliere un ERP solo in base “al nome”, senza preoccuparsi della compatibilità tra la propria struttura e l’applicativo scelto.
2. Scegliere l’ERP per la tua PMI: il software è scalabile e modulare?
L’ERP deve crescere con la tua azienda
Un ERP non è una spesa, è un investimento. Puoi quindi facilmente capire che, come qualsiasi altro investimento, il ritorno a esso collegato debba durare nel tempo. Ricorda sempre che la tua azienda invecchia con te, e le sue esigenze cambiano ancora più in fretta. La tua azienda avrà probabilmente necessità molto diverse tra tre, cinque o dieci anni… e se il tuo business cresce in fretta, forse anche molto prima.
Un buon ERP deve quindi essere scalabile e modulare, permettendo di aggiungere (o sostituire) al bisogno funzionalità e utenti senza la necessità di dover rifare tutto da capo o stravolgere l’operatività. Facciamo un esempio semplice: se oggi la tua azienda gestisce il magazzino manualmente, ma prevedi di implementarne l’automatizzazione in futuro, potresti scegliere un gestionale che integri già la possibilità di gestione tramite RFID o barcode.
Se invece la tua azienda nel futuro prevede di espandere le sue attività all’estero (magari con l’apertura e la necessità di gestione dei nuove sedi), di inaugurare nuove business unit, oppure di operare anche nel settore dell’e-commerce con uno store online, allora dovresti tenerne conto da subito, predisponendo fin d’ora gli strumenti necessari.
3. Scegliere l’ERP per la tua PMI: quanto è flessibile e personalizzabile il software aziendale?
L’equilibrio tra adattabilità e standardizzazione nei sistemi ERP
Ogni azienda è unica, e se è vero che un ERP serve anche e soprattutto a portare nella tua azienda azienda ordine e standardizzazione, è altrettanto vero che esso deve essere in grado di adattarsi alle sue particolarità settoriali o operative.
Ma fai attenzione! Troppe personalizzazioni rischiano di trasformarsi da jolly in boomerang. Le personalizzazioni sono armi a doppio taglio, da valutare con cura. Ogni modifica al codice può rendere più complessi o onerosi i futuri aggiornamenti standard.
La parola d’ordine deve essere configurabilità, non stravolgimento.
A questo punto ti starai chiedendo quale sia la strada giusta da scegliere.
In realtà, le opzioni possono essere due: la prima è scegliere un ERP che già in partenza offra nei moduli standard un’elevata compatibilità con le tue esigenze iniziali (esistono software molto specifici, studiati esclusivamente e specificamente per determinati settori, ma non è detto che sia il tuo caso); la seconda è scegliere un ERP “ad ampio spettro”, cioè un software non ottimizzato per un ambito specifico ma una piattaforma gestionale flessibile e adattabile a un’ampia tipologia di aziende. La cosa importante è scegliere una soluzione che renda possibile soddisfare le tue esigenze chiave. Sapere cosa ci serve davvero è imprescindibile: un’azienda manifatturiera non avrà mai le stesse esigenze di una società commerciale o di servizi…ma questo devi saperlo tu, non sarà il software a suggerirtelo!
4. Scegliere l’ERP per la tua PMI: il software è compatibile con i sistemi già in uso?
Integrazione è sinonimo di efficienza
Molte aziende italiane usano software diversi per contabilità, produzione, CRM, logistica.
Il passaggio a un ERP non deve rompere questi equilibri, ma integrarli, quindi controlla che l’ERP sotto esame sia in grado di importare ed esportare dati nei formati più comuni e, soprattutto, verifica che il fornitore del software disponga dell’esperienza necessaria per portare a termine con successo le attività di porting dei dati e le integrazioni con gli altri software da collegare.
La tua azienda deve suonare lo stesso spartito per mantenersi efficiente ed efficace. Un ERP che non sappia dialogare con il gestionale del commercialista o con la piattaforma e-commerce assomiglia a un’orchestra sinfonica in cui ogni strumento suona per conto suo. I risultati sono una musica discordante e la disarmonia operativa.
Ultimo, ma non ultimo, considera anche le eventuali capacità/possibilità di integrazione con i servizi esterni che potrebbero tornarti utili, come PayPal, Amazon, sistemi di pagamento elettronico o piattaforme logistiche: in un mondo interconnesso, l’interoperabilità è un dovere.
5. Scegliere l’ERP per la tua PMI: quanto è semplice da usare?
L’usabilità come fattore di successo
L’interfaccia conta. Tanto.
Se un ERP è troppo complesso da utilizzare nel lavoro quotidiano, gli utenti cercheranno inevitabilmente scorciatoie, torneranno a usare Excel o, peggio ancora, rallenteranno le proprie attività fino a bloccarsi. Bel risultato… Migliaia di euro spesi per acquistare un software snobbato proprio da chi dovrebbe apprezzarne le capacità.
Nella fase di software selection, non concentrarti solo nella valutazione delle funzionalità e dei moduli applicativi del software, ma studiane anche le caratteristiche in termini di user experience, se possibile coinvolgendo nella valutazione anche chi dovrà effettivamente utilizzare il programma nelle sue attività. Un’interfaccia moderna, piacevole da usare e intuitiva può davvero fare la differenza tra un software percepito come “usato” e uno “subìto”.
Anche l’accessibilità e usabilità da dispositivi mobili potrebbe aggiungere punti alla valutazione, soprattutto se il programma dovrebbe essere utilizzato anche da agenti commerciali o personale tecnico in trasferta.
Ricorda sempre che la semplicità paga: più il tuo software sarà semplice da usare, più rapida sarà la sua adozione effettiva in azienda, minori le esigenze in termini di formazione e avviamento del personale e migliore la produttività complessiva.
6. Scegliere l’ERP per la tua PMI: com’è il supporto tecnico del fornitore?
Il valore dell’assistenza post-vendita
Il miglior ERP del mondo può trasformarsi velocemente in un vero incubo se non hai qualcuno da chiamare quando qualcosa va storto. E qualcosa, prima o poi, sicuramente andrà storto.
Rispolvera quindi la tua lente da Sherlock Holmes e indaga sui livelli di assistenza offerti dal fornitore che stai pensando di scegliere: sono disponibili ore di assistenza pacchettizzate? Il supporto è in italiano? L’assistenza è garantita anche durante i periodi delicati dell’anno (fine mese, chiusure fiscali, festività principali…)?
Valuta anche la capacità del fornitore in termini di erogazione della formazione: una buona formazione iniziale sul prodotto rappresenta lo strumento più efficace per accompagnare i tuoi collaboratori nell’impegnativa fase di passaggio tra il vecchio e il nuovo applicativo.
Se poi il tuo fornitore dovesse disporre di un portale di supporto per l’assistenza, di FAQ, video tutorial e aggiornamenti periodici, tanto di guadagnato.
7. Scegliere l’ERP per la tua PMI: qual è il costo reale?
Guardare oltre la licenza
Non fermarti al prezzo della licenza.
Oltre a conoscere il costo della licenza del software ERP, sarebbe buona pratica chiederti:
- Quanto costa l’installazione?
- C’è un canone per l’assistenza e l’aggiornamento, quanto costa e cosa comprende?
- E il costo degli eventuali upgrade?
Un ERP potrebbe sembrare conveniente all’inizio, ma trasformarsi in un esborso significativo con il passare del tempo. Chiedi al tuo fornitore di fornirti una stima dei costi in base al tuo progetto di crescita del prodotto. Un fornitore serio saprà dartelo.
Infine considera anche i costi indiretti (formazione del personale, eventuali adeguamenti hardware, inevitabili rallentamenti nella produttività in fase di avviamento, storage/backup nel caso di soluzioni cloud…) e gli aspetti contrattuali (eventuali costi di disdetta o migrazione dati, ecc.).
8. Scegliere l’ERP per la tua PMI: il programma è conforme alle normative italiane?
Restare in regola senza stress
Fatturazione elettronica, conservazione sostitutiva, obblighi GDPR, adempimenti fiscali… la realtà normativa italiana è complessa e in continua evoluzione.
Quando scegli il tuo nuovo ERP, assicurati che sia aggiornato (o aggiornabile) rispetto alle normative vigenti e che il fornitore segua questi aspetti con la dovuta attenzione, per evitare fastidiosi e costosi incidenti dovuti a eventuali non conformità.
Un sistema ERP deve poter rispondere velocemente all’insorgere di nuovi obblighi, per garantire che la tua azienda sia sempre pronta a operare nei parametri richiesti dalle leggi esistenti o in corso di introduzione.
9. Scegliere l’ERP per la tua PMI: il fornitore è affidabile e investe nell’innovazione?
La solidità dell’azienda e la sua roadmap fanno la differenza
Un ERP non si compra per un anno.
Devi sempre ricordare che l’ERP che hai scelto, e quindi anche il fornitore, ti accompagneranno per diversi anni. Valuta quindi il tuo nuovo fornitore sulla base di alcuni parametri essenziali, come la stabilità finanziaria, la reputazione sul mercato e l’esperienza sul campo.
Dedica la giusta attenzione a questa domanda: il fornitore che ho scelto investe regolarmente in ricerca e sviluppo? È in grado di presentarmi una roadmap evolutiva del suo prodotto? Il suo ERP è o sarà in grado di adottare o di dialogare con le nuove tecnologie come Intelligenza Artificiale o IoT? Nel lungo periodo, questi elementi potrebbero fare la differenza.
10. Scegliere l’ERP per la tua PMI: che rapporto voglio avere con il fornitore?
Fornitore o partner strategico?
Sei arrivato all’ultima domanda, ma non dovresti sottovalutarne l’importanza:
vuoi solo un fornitore o vuoi un partner?
La differenza è molto più sostanziale di quanto pensi.
Un partner ti affianca, ti ascolta ed evolve con te.
Un semplice fornitore ti vende un pacchetto, ti fornisce le istruzioni e ti saluta cordialmente.
Scegli l’ERP che fa per te ma se possibile scegli anche una software house che ti ispiri veramente fiducia, che parli la tua lingua (anche in senso letterale!), che conosca il contesto delle PMI italiane e che sia disposta ad accompagnare la tua azienda nel corso degli anni per aiutarla a crescere. Fai quindi attenzione anche alla serietà finanziaria e organizzativa del tuo nuovo partner; probabilmente utilizzerai il suo ERP per molti anni a venire, quindi è meglio assicurarti che la sua struttura sia robusta, con tutta l’affidabilità di un’azienda che abbia costruito il suo presente su una storia solida.
Conclusione: il sistema giusto per te
Se hai letto e interpretato con attenzione queste dieci domande, dovresti aver capito una cosa: scegliere il gestionale ERP giusto non significa inseguire l’ultima moda o il prezzo più basso. Significa invece guardare avanti, a lungo termine, conoscere a fondo la propria azienda e trovare il sistema e l’interlocutore che possa supportarla nella sua evoluzione.
Le domande che abbiamo visto, pur senza la pretesa di essere esaustive, comprendono valutazioni tecniche e funzionali, ma anche strategiche e culturali. Sta a te usarle come base per fare la scelta migliore. Se ancora avessi dei dubbi, prenditi il tempo che serve, magari per consultare chi ha già affrontato questo percorso prima di te.
E come ultima regola, ricorda: il miglior ERP è quello che funziona davvero per te.
