Quando ti trovi davanti alla scelta di un programma gestionale per la tua azienda, si aprono principalmente due strade: il gestionale in cloud o il gestionale on premise.
Non si tratta solo di due tipologie diverse di erogazione del servizio, ma di due modi diversi di lavorare, con ripercussioni importanti sull’operatività, il controllo dell’infrastruttura IT, i dati e la sicurezza.
Il nocciolo della questione è scegliere tra comodità o controllo.
Il cloud ti libera da molti impegni, ma richiede un grande atto di fiducia; l’on-premise ti dà un grande potere, ma ti impone anche tante responsabilità.
Scopriamo alcune differenze.
Cosa vuol dire gestionale in cloud
Ci sono termini che sono ormai entrati nel linguaggio comune, e cloud è sicuramente uno di quelli… ma che cos’è il cloud, in parole semplici?
Il cloud è una grande rete di server e data center che può essere utilizzata per archiviare dati e utilizzare servizi tramite internet. Anziché salvare fisicamente dei file sul tuo computer, usi la connessione per accedere a questa “nuvola web” e archiviare al suo interno documenti o dati.
Il vantaggio è che tutto ciò che si trova all’interno del cloud può essere utilizzato da qualsiasi dispositivo, non più solo dal tuo computer. Basta solo avere una rete internet e il gioco è fatto.
Questo ci aiuta a capire meglio che cosa sono i programmi in cloud.
Un programma in cloud è un’applicazione software accessibile on demand tramite internet. Questo significa che non devi installare nulla sul tuo computer: ti serve solo una connessione internet per accedere al cloud e usare le funzionalità del programma, dove e come vuoi: da casa, in ufficio, in viaggio, con il PC fisso, con il tablet, lo smartphone…
Il punto è: chi gestisce il cloud?
Nel caso dei gestionali in cloud (ma vale per tutti i tipi di programmi), è sempre un fornitore esterno a mettere a disposizione il software, di solito in modalità Software as a Service (SaaS).
Il meccanismo è semplice: tu sottoscrivi un abbonamento con il provider del servizio, accedi con le tue credenziali al programma e usi tutte le sue funzionalità, senza doverti occupare di ciò che sta dietro. Gestione del server, manutenzione, aggiornamenti, sicurezza e backup sono tutti in capo al provider.
Ecco perché il gestionale in cloud è sinonimo di comodità.
Come si lavora nel cloud
Grazie a un gestionale in cloud, il software diventa accessibile ovunque, in qualsiasi momento. Puoi accedere allo strumento e consultare dati o gestire attività, e puoi farlo in tempo reale e in modo condiviso con tutto il team di lavoro.
Tradotto in poche parole, possiamo dire che il cloud assicura un modo di lavorare molto agile. Basta un semplice esempio per capirlo.
Mettiamo caso che tu sia in riunione con un potenziale cliente e che abbia bisogno di una panoramica dei flussi di cassa per decidere se fare uno sconto.
A questo punto, dovresti contattare il reparto contabile e chiedere un report dell’ultimo minuto. Non è detto che questo arriverà in tempi brevi: l’addetto contabile deve estrarre tutti i dati, preparare il file e inviare tutto per mail.
Con un gestionale di contabilità in cloud tutta questa complessità… sparisce! Il titolare potrà accedere ai dati che gli servono semplicemente dal tablet o dal computer.
In generale, con il cloud, chiunque sia coinvolto nelle attività dell’azienda può contare su una modalità di lavoro finalmente più flessibile, veloce e condivisa con tutti i membri coinvolti nei processi operativi.
Limiti e vantaggi del cloud
La collaborazione, la flessibilità operativa e la disponibilità immediata di informazioni è l’essenza del gestionale cloud. Ma non è l’unica nota positiva.
Un gestionale in cloud elimina la necessità di un server fisico o di un team dedicato che si occupa della manutenzione e degli aggiornamenti dell’infrastruttura IT.
Le PMI che vogliono gestire i processi aziendali ordinari in modo semplice, automatico e flessibile, possono fare a meno di investire in un’infrastruttura IT complessa.
Questo significa sia abbattere l’investimento iniziale, sia liberarsi di una fetta consistente di attività dispendiose in termini di energie, come lo sono appunto quelle della gestione del server.
Ma occorre considerare anche l’altra faccia della medaglia.
Se da un lato il gestionale su cloud è veloce, dinamico e comodo, dall’altro è ovviamente vincolato al fornitore, il che comporta alcune riflessioni.
In primis, con il cloud affidi al provider la tua operatività, ma anche la sicurezza, la privacy e, soprattutto, i dati. Questi non si trovano più fisicamente in azienda, ma sono condivisi sul server del fornitore.
Per quanto riguarda invece l’impegno economico, il discorso appare più sfumato; bisogna ricordare che l’abbonamento a un software gestionale cloud è ricorrente e cumulativo nel tempo. Quindi, occorre verificare sempre nel caso specifico l’effettiva convenienza della proposta cloud rispetto all’investimento richiesto da un gestionale on-premise.
Cosa significa on-premise
Le premesse del gestionale on-premise sono diametralmente opposte a quelle del cloud.
“On premise” significa infatti che il software viene installato ed eseguito direttamente “in sede” sui dispositivi locali. Nel caso del gestionale, si tratta del server aziendale.
Il software non vive su internet, ma nei tuoi server fisici, che possono trovarsi nella tua azienda o nel tuo data center privato. Questo vuol dire che puoi usare il gestionale solo in loco, a meno che non crei un accesso remoto con la rete aziendale.
In ogni caso, tutto è sotto il tuo controllo diretto: i dati risiedono nel tuo perimetro aziendale ed è il tuo reparto IT (interno o esterno) ad occuparsi di sicurezza, backup, aggiornamenti e performance.
Certo, anche in questo caso il software è fornito da un fornitore, ma le modalità sono diverse rispetto al cloud. Il programma gestionale è infatti disponibile tramite licenza: la tua azienda usa il programma in base all’accordo che sigla con la software house, e poi è come se fosse tuo.
Come funziona un programma on-premise
Entriamo un po’ nei particolari: cosa significa installazione on premise?
Il software viene installato in azienda, ma questo si traduce in una serie di attività, perché occorre naturalmente predisporre tutto l’ambiente tecnico su cui il gestionale deve girare, come server, configurazione della rete, installazione di sistemi operativi e database server, setup di backup e sicurezza.
Da questo momento in poi, tu gestisci l’intera infrastruttura e tutto ciò che serve per farlo funzionare: rete, sicurezza, backup, aggiornamenti, manutenzione.
I vantaggi del gestionale on premise
Il controllo totale sull’infrastruttura e sui dati è sì una responsabilità, ma è anche il vantaggio più importante del gestionale on-premise. Software, server, database e archivi si trovano tutti nel tuo data center privato e questo si traduce in un controllo assoluto della struttura.
Per i processi intensivi, come elaborazioni dati o analisi complesse, i tempi di risposta possono talvolta essere più rapidi rispetto a un gestionale in cloud.
In più, con un’infrastruttura ben configurata, non sei esposto al rischio che un attacco al provider del tuo gestionale in cloud coinvolga anche te.
Un vantaggio importante è che, una volta acquistata, una soluzione on premise non prevede in genere spese aggiuntive nel periodo in cui viene utilizzata.
Gestionale cloud e on premise, le differenze
Riassumendo, qual è la differenza tra on-premise e cloud?
Scegliere l’on-premise è come gestire una fabbrica interna al tuo stabilimento: hai acquistato i tuoi macchinari, hai i tuoi tecnici, hai il controllo totale sulla fabbrica, ma devi fare anche manutenzione, pianificare gli aggiornamenti alle macchine, svolgere verifiche di sicurezza.
Il gestionale in cloud è come avere una fabbrica in affitto, ed è il proprietario ad occuparsi di manutenzione, guasti, ecc.. Tuttavia, a lui sono delegati anche aspetti strategici sensibili come protezione dei dati, sicurezza e privacy.
Per renderti più chiare le differenze, abbiamo realizzato una tabella in cui puoi confrontare meglio le caratteristiche di questi diversi sistemi software gestionali.
| Caratteristica | Gestionale On Premise | Gestionale in Cloud |
| Accesso ai dati | Solo da rete interna, accesso da remoto limitato | Possibile anche da remoto, basta una rete internet |
| Controllo dei dati | I dati restano sul server interno all’azienda | I dati si trovano su un server esterno |
| Aggiornamenti software, backup e sicurezza, manutenzione | A carico del reparto IT dell’azienda | A carico del fornitore |
| Collaborazione tra team e collaboratori | Richiede scambio di file o remote access con VPN | Richiede l’accesso a una rete internet |
| Tempo di implementazione | Prevede fasi di installazione, configurazione e test | Prevede la sottoscrizione del servizio e configurazione iniziale |
| Costi | Più elevati in partenza per l’investimento iniziale, poi le spese sono poche o assenti | Più bassi, ma si paga un abbonamento mensile o annuale |
La scelta per l’una o l’altra soluzione dipende dalle necessità dell’azienda.
Come spesso accade, non esiste la soluzione migliore in assoluto, ma quella che meglio si adatta ai bisogni di un’azienda.
Quando scegliere un gestionale in cloud
Se le aziende vogliono un gestionale di facile gestione, con possibilità di accesso da remoto e dai costi di avvio contenuti, possono optare per una versione in cloud.
Se la priorità è essere agili, il cloud è perfetto: si sottoscrive il servizio e si parte subito, senza aspettare settimane per installazioni o configurazioni. Tutto è già pronto per lavorare con un’infrastruttura condivisa in tempo reale con il resto del team, a patto di avere una connessione internet.
Non servono reparti IT strutturati, non servono server, non servono consistenti investimenti iniziali.
Quando scegliere un gestionale on premise
Le aziende che desiderano un controllo diretto sull’infrastruttura IT normalmente preferiscono orientarsi su un gestionale on premise.
Poi c’è la questione della sicurezza dei dati: mantenerli all’interno dei server aziendali significa avere il controllo totale. In caso di dati sensibili e informazioni riservate, alcune aziende preferiscono disporre di un archivio “in casa” con una soluzione on-premise.
Bisogna poi considerare, ma questa è una valutazione che deve essere valutata caso per caso, che la conservazione di volumi di dati molto consistenti sul cloud può comportare costi significativi.
Infine, nonostante questa possa apparire come una considerazione banale, se l’azienda dispone già di un reparto IT interno che si occupa di server, backup e sicurezza, perché non sfruttarlo al meglio?.
Business Experience, entrambi i mondi tra cui scegliere
NTS Informatica, da sempre offre ai suoi clienti i propri software gestionali ERP in modalità on premise. I clienti che preferiscono questa modalità possono quindi trovare la soluzione adatta a loro.
Oggi, però, questa offerta si arricchisce con Business Cloud Platform, la soluzione per utilizzare in cloud il software gestionale Business Experience, ultimo arrivato della famiglia di applicativi ERP della linea Business.
Con Business Cloud Platform puoi sfruttare al 100% tutte le capacità del software ERP Business Experience, senza dover rinunciare a niente; tutte le funzionalità di sempre ma con il dinamismo e la flessibilità garantiti dalle macchine virtuali.
Inoltre, cosa davvero importantissima per le aziende, Business Experience, anche nella sua modalità di fruizione in cloud, può sempre essere personalizzato per soddisfare qualsiasi necessità del cliente.
Qualunque sia la tua scelta, Business Experience risponde sempre alle tue esigenze.
