Il settore della vendita al dettaglio è sempre più competitivo. Il gestionale per negozi è l’alleato strategico pensato per semplificare tutte le operazioni tipiche del retail e guidare la crescita delle attività commerciali.
Per aumentare vendite e margini, oggi, è richiesta una gestione evoluta.
Il gestionale riesce a garantire tutto questo grazie ad alcune funzionalità peculiari, come la gestione del magazzino e del punto vendita, l’amministrazione e la fatturazione, l’eventuale integrazione con e-commerce e, non da ultima, l’analisi dei dati. Discorso a parte per i negozi del settore abbigliamento e calzature, che hanno bisogno di altre funzionalità specifiche legate alla gestione di taglie, colori, modelli, misure, campionari.
Scopriamo insieme le caratteristiche essenziali dei migliori programmi gestionali per negozi.
Perché un negozio non può più fare a meno di un gestionale
Oggi gestire un negozio non significa solo vendere prodotti. Il lavoro del retailer è molto più complesso e sfaccettato, e l’aspetto commerciale occupa solo una piccola parte delle attività quotidiane.
Pensiamo solo alla gestione del magazzino: il bravo retailer deve tenere sotto controllo la merce in deposito, stando attento a non ordinare troppo o troppo poco per evitare giacenze o scorte insufficienti di prodotti.
Se gestisci un negozio, sai bene quante entrate possono sfumare perché i clienti non hanno trovato l’articolo che desideravano, o ancora quanto ti costa acquistare più merce del necessario, che finisce poi stipata in magazzino, invenduta.
Altri problemi tipici del negozio retail riguardano la gestione delle vendite e degli scontrini, così come tutta la parte amministrativa e fiscale. Se non organizzate, queste operazioni finiscono per sottrarre tempo ad altre attività più strategiche.
La mancanza di organizzazione, unita a una gestione “istintiva”, erode gli affari del tuo negozio. E in un’era in cui i margini di guadagno si assottigliano sempre di più a causa dell’aumento dei costi operativi e della pressione sui prezzi, l’unica strada da percorrere è quella dell’organizzazione, dell’efficienza e della gestione del punto vendita guidata dai dati. In altre parole, l’uso di un gestionale specifico per retail.
Questo è ancora più vero per le catene di distribuzione, che devono gestire più punti vendita sparsi sul territorio, e per i negozi integrati a piattaforme e-commerce, che hanno a che fare con una gestione multicanale delle vendite.
Centralizzare le attività grazie a un gestionale per negozi è l’unica soluzione possibile.
Gestionale per negozio: le funzionalità chiave
Nel settore retail, le esigenze gestionali sono legate soprattutto alle attività quotidiane del punto vendita: pagamenti, scontrini, gestione e chiusura di cassa si sommano a iniziative promozionali, sconti, programmi fidelity per i clienti.
Dietro un negozio che funziona, ci sono anche un magazzino ben organizzato e strutturato che comunica direttamente con il punto vendita, una macchina amministrativa efficiente e una coordinazione perfetta tra dati e processi.
Il gestionale per negozi è la soluzione che mette in relazione tutte queste “anime” del negozio, offrendo un sistema centralizzato e strumenti evoluti che consentono di gestire ogni aspetto del retail con una sinergia perfetta.
Gestione del magazzino
I migliori gestionali per negozi hanno sempre un modulo dedicato alla gestione di magazzino, sia per i cicli attivi (le vendite) sia per i cicli passivi (gli acquisti dai fornitori).
Lo scopo è ottimizzare tutte le operazioni di magazzino, permettendo di monitorare giacenze, riordinare i prodotti in esaurimento e analizzare l’invenduto.
Grazie al gestionale per negozi, è più facile accedere alle anagrafiche dei prodotti e disporre di un inventario sempre aggiornato, distinguendo la merce in base a parametri come marca, fornitore, gruppo merceologico, varianti, taglie e colori. In questo modo, controllare la disponibilità della merce e procedere al riassortimento diventa più facile.
Il gestionale per negozi di NTS Informatica, (Gestione Punto Vendita) ad esempio, mette a disposizione specifiche funzionalità per il settore abbigliamento e calzature, distinguendo i prodotti con logiche di modello, colore, taglia, misura, stagione e campionario. Questi dati sono archiviati e aggiornati in tempo reale per garantire massimo controllo sulla disponibilità e lo stato degli ordini.
Fondamentale è anche l’abbinamento tra i prodotti e il listino prezzi, che trasforma la gestione del magazzino nel punto di partenza per le esigenze commerciali del negozio, così come la produzione di documenti quali fatture, DDT, corrispettivi.
Gestione del punto vendita e della cassa
Se il magazzino è il punto di partenza di un negozio, la cassa è il punto di arrivo.
Un buon gestionale per negozi non può fare a meno di supportare tutte le operazioni di cassa del retailer, garantendo la rapida emissione di scontrini e ricevute, insieme a tutte le altre procedure obbligatorie, come la chiusura fiscale del registratore.
Con un programma specifico per negozi, commessi e addetti alla vendita possono selezionare la forma di pagamento e il tipo di documento da emettere, e persino personalizzare le condizioni commerciali, gestendo sconti e premi in base a situazioni specifiche.
I software più evoluti consentono di conservare uno storico degli acquisti dei clienti e di gestire programmi di fidelizzazione, come tessere punti, catalogo premi e promozioni riservate.
Contabilità, fatturazione e amministrazione
Il gestionale per negozi deve aiutare anche a registrare tutti i movimenti di cassa, raggruppando in prima nota tutti i corrispettivi e le ricevute fiscali emesse giornalmente. Inoltre, deve contabilizzare le fatture e le note di accredito emesse.
Il vantaggio del gestionale è che riesce a fare tutto questo automaticamente, senza errori e con la massima sicurezza, monitorando e registrando tutte le entrate e le uscite.
Con tutti i documenti contabili archiviati e aggiornati all’interno di un database centralizzato, si riducono gli errori manuali e il negozio mantiene piena conformità con le normative fiscali.
Integrazione con e-commerce
Quando allo store fisico si associa quello digitale, è ancora più importante mantenere il controllo e il coordinamento tra cassa e magazzino.
Molti negozi decidono di vendere online creando la propria piattaforma e-commerce oppure ricorrendo ai numerosi marketplace. Le attività si fanno più complesse, dal controllo delle scorte di magazzino alla gestione degli ordini fino alla logistica e alle spedizioni.
Il software gestionale può supportare facilmente il nuovo asset strategico della vendita online, creando un ecosistema che mette in relazione negozio fisico e store digitale attraverso la condivisione dei dati in tempo reale e l’uso di strumenti che semplificano le operazioni.
Report e analisi dei dati
C’è un’altra funzionalità importante, presente nei software per la gestione del negozio più evoluti.
Si tratta della possibilità di analizzare i dati di vendita, in modo da effettuare valutazioni strategiche data-driven e prendere decisioni strategiche per incrementare l’efficacia delle attività.
Conoscere i numeri, o meglio, le performance del proprio negozio (prodotti più venduti, clienti più remunerativi, periodi “fiacchi” o redditizi) può aiutare a guidare le scelte di business e a favorire la crescita dell’attività.
I software gestionali possono produrre report periodici e garantire una facile lettura dei dati per strutturare operazioni commerciali che aiutino ad aumentare le vendite e a migliorare i margini.
Come scegliere il gestionale per il tuo negozio
Affidarsi a un gestionale per negozi non è più un’opzione, ma una necessità per restare al passo con i tempi, snellire le attività quotidiane e guidare la crescita del proprio negozio o catena.
Il gestionale è lo strumento che ti aiuti ad automatizzare, connettere e monitorare ogni aspetto del tuo negozio, eliminando la complessità, facilitando la gestione e soprattutto aiutarti a costruire relazioni solide con fornitori e clienti.
Il punto è: quale gestionale scegliere per il tuo negozio?
La scelta deve ricadere su uno strumento in grado di adattarsi alle peculiarità del tuo settore merceologico e ai processi specifici del tuo retail. Soprattutto, il gestionale deve sostenere i tuoi obiettivi per accompagnarti verso una crescita sostenibile, solida e duratura.
Il primo passo per scegliere è conoscere: informati, esplora le opportunità, confronta le funzionalità dei diversi software e moduli. E se hai bisogno di supporto, contattaci per saperne di più sulle nostre soluzioni gestionali per negozi.
