Se non corretti in tempo, gli errori contabili e amministrativi possono portare a gravi conseguenze per l’azienda.
Una fattura registrata in ritardo, una scadenza dimenticata, un’IVA calcolata male a prima vista possono sembrare piccoli dettagli, ma se lasciati passare inosservati, possono provocare una grave conseguenza: l’azienda lavora su dati e numeri che non raccontano più la realtà.
Per fortuna la soluzione esiste. Ma prima di scoprirla, è importante riconoscere quali sono gli errori più frequenti nella propria gestione amministrativa aziendale.
I cinque errori più comuni nella gestione amministrativa… e come risolverli
Gli errori contabili e amministrativi non fanno fallire un’azienda da un giorno all’altro. Tuttavia possono complicarne il presente e il futuro, soprattutto quando passano in sordina.
Ecco perché è importante conoscere e identificare gli errori più frequenti nella gestione amministrativa aziendale… e poi capire come porvi rimedio, prevenendoli.
A spingere verso una soluzione non dovrebbe essere solo la paura di una sanzione amministrativa. Il vero problema degli errori contabili e amministrativi è un altro, ovvero la perdita di controllo sull’azienda.
Gli errori di contabilità possono portare a decisioni strategiche sbagliate, a tensioni altrimenti evitabili con fornitori e clienti, a difficoltà nei rapporti con gli istituti di credito. Se protratti nel tempo, possono persino rendere difficili operazioni di crescita, perché errori e imprecisioni erodono le basi per analizzare lo stato effettivo dell’azienda, stabilire obiettivi e prendere decisioni strategiche.
Ma quali sono gli errori più comuni di contabilità e amministrazione?
Noi ci siamo soffermati sui cinque più frequenti nelle aziende. E, senza girarci troppo intorno, parleremo anche della soluzione che permette di arginare le situazioni più problematiche. Una soluzione che ha un nome e un cognome: il software Business Experience di NTS Informatica.
Errori di registrazione contabile
Gli errori di registrazione contabile sono molto comuni nelle aziende e nascono quasi sempre da imprecisioni o dimenticanze dovute all’inserimento manuale.
Quando si lavora con molti dati da annotare e archiviare, è infatti facile sbagliarsi e registrare un’operazione (vendita, acquisto, pagamento, incasso) in modo errato o incompleto. Così si apre la strada a doppie registrazioni, conti errati, fatture non annotate e operazioni di cassa registrate in ritardo. E questi sono solo alcuni dei problemi più comuni.
Il guaio è che queste sviste apparentemente banali falsano la situazione finanziaria dell’azienda, con conseguenze pericolose non solo dal punto di vista legale e fiscale, ma anche gestionale. Ad esempio, l’azienda potrebbe credere di avere della liquidità che in realtà non possiede, con il rischio di prendere decisioni sbagliate in merito a pagamenti, investimenti e acquisti.
I moderni software per la gestione amministrativa riducono questi rischi, e Business Experience di NTS Informatica ne è la prova.
Il vantaggio principale di questo programma è che permette di passare dalla registrazione manuale a una gestione automatizzata delle operazioni, limitando gli errori di inserimento dati.
Mancanza di riconciliazione bancaria
Quando i movimenti bancari non trovano corrispondenza con la contabilità, significa che qualcosa non è stato registrato o che è stato fatto male. Quante volte capita che l’azienda paghi un fornitore con bonifico, ma che nessuno registri il pagamento? Oppure che un cliente effettui un pagamento e l’amministrazione non riesca a collegare l’incasso alla relativa fattura?
I danni che la mancanza di riconciliazione bancaria può fare sono tantissimi.
Innanzitutto, se dati bancari e dati contabili non dialogano tra loro, è impossibile fare controllo di gestione. Per non parlare di altri errori antipatici, come le fatture pagate più volte, le imposte sbagliate…
Il software Business Experience di NTS Informatica risolve il problema della riconciliazione bancaria grazie alla funzione di Open Banking. Questa opzione consente il collegamento diretto con i conti bancari, facilitando l’abbinamento incasso-fattura e garantendo la registrazione automatica in prima nota.
Scadenze dimenticate
Dimenticare le scadenze è un altro dei problemi che le aziende si trovano a dover gestire. Senza una panoramica chiara dei soldi che devono entrare e uscire, il rischio di una crisi di liquidità è concreto. Questo succede perché molto spesso manca uno scadenzario o, se esiste, non viene applicato con rigore. Le scadenze sono il calendario della vita finanziaria dell’azienda: ignorarle significa esporsi a urgenze ed emergenze continue.
Per governare al meglio questo aspetto, il software Business Experience è dotato di uno scadenzario allineato alle registrazioni contabili, permettendo di automatizzare registrazioni di incasso/pagamento e inviare lettere di sollecito.
Errori nei registri e nelle liquidazioni IVA
La liquidazione periodica dell’IVA prevede che l’azienda versi la differenza tra l’IVA a debito e l’IVA a credito. Ma questo calcolo funziona solo se tutto viene registrato nel modo giusto. Se una fattura di vendita è registrata in ritardo, l’IVA a debito slitta al mese dopo, mentre se una fattura d’acquisto viene dimenticata o registrata male, l’IVA a credito non rientra nel conteggio. Il risultato è una liquidazione che non rappresenta la differenza effettivamente maturata. E se questa liquidazione è sbagliata, lo sarà anche la comunicazione periodica all’Agenzia delle Entrate o la dichiarazione annuale IVA.
Ci sono poi gli errori legati alle operazioni particolari, come reverse charge o split payment, che molto spesso vengono trattate per errore come operazioni ordinarie. Tutto ciò si traduce in versamenti errati e in possibili contestazioni, con necessità di rivedere registri, rifare liquidazioni e giustificare le discrepanze.
Business Experience facilita l’inserimento delle fatture di acquisto e vendita, e calcola automaticamente l’IVA dovuta o a credito, semplificando il processo di liquidazione periodica. Genera reportistica e file da inviare a commercialisti e Agenzia delle Entrate, con sistemi di controllo che aiutano a monitorare la gestione amministrativa e fiscale senza incappare in errori.
Errori nei ratei e nei risconti
Quando parliamo di bilancio e di ratei e risconti, parliamo di attribuire costi e ricavi all’anno giusto, indipendentemente da quando vengono pagati o incassati. Se questa distinzione non viene fatta, l’errore di bilancio è dietro l’angolo.
Se ratei e risconti sono registrati in modo errato, potrebbe sembrare che un’azienda abbia guadagnato molto, quando in realtà ha semplicemente rinviato alcuni costi. Oppure potrebbe sembrare che l’azienda stia andando male, quando invece ha solo anticipato costi che riguardano l’anno successivo.
L’errore che molti fanno è seguire i movimenti di cassa. La contabilità economica, però, considera quando il costo e il ricavo si sono realmente formati. Tutto questo può generare confusione, specie se ci si affida a un approccio manuale.
Il software Business Experience fornisce strumenti di automazione che consentono di generare automaticamente ratei e risconti, assegnandoli correttamente ai periodi di competenza. In questo modo, spese e ricavi risultano sempre contabilizzati con precisione e il bilancio risulta sempre aggiornato.
Il software per una gestione contabile e fiscale a prova di errore
Un software gestionale come Business Experience può ridurre significativamente gli errori, soprattutto quelli che nascono da attività ripetitive, da distrazione e da un lavoro di inserimento manuale: queste sono infatti le cause principali dietro dati mancanti, scadenze non tracciate, mancata riconciliazione tra banca e contabilità…
Il software di NTS Informatica è pensato principalmente per automatizzare i processi di amministrazione e contabilità, mettendo un freno agli errori “umani”.
Il software può registrare, archiviare e importare dati, generare scadenzari, preparare liquidazioni e dichiarazioni.
Dall’altra parte, il programma funziona in maniera davvero ottimale quando le impostazioni e regole di base sono configurate correttamente. Ricorda che puoi sempre richiedere una consulenza agli esperti di NTS Informatica per acquistare e configurare il tuo ERP!
