Conviene affidarsi a un software gestionale gratuito o è meglio investire in un gestionale a pagamento? Questa è la domanda che assilla molti imprenditori, soprattutto quelli che si approcciano per la prima volta al mondo dei gestionali.
Un software gratis è sempre allettante, come qualsiasi altra cosa gratuita. Ma la gratuità è davvero conveniente, o il principale vantaggio si esaurisce tutto nel semplice “non pagare nulla”?
Il gestionale è una scelta strategica per un’impresa, perché serve non solo a organizzare i processi, ma anche a prendere decisioni informate e a guidare le future attività d’impresa Per questo è limitante – e piuttosto azzardato – ridurre la scelta a un’alternativa tra versione gratis o a pagamento. Vediamo insieme perché.
Quali sono i software gestionale gratis
Ti basta fare una velocissima ricerca su Google per renderti conto di quanti software gestionali gratis esistano sul web. Anzi, forse è proprio una ricerca come questa che ti ha portato qui, al nostro articolo.
Ma come mai esistono software gratis e software a pagamento? Perché dovresti pagare per una cosa che puoi avere in versione gratuita?
Per aiutarti a capire qualcosa di più, possiamo dirti che esistono due diverse tipologie di gestionali gratis: i gestionali in versione base o “freemium” e i gestionali open source. Vediamo le differenze.
Gestionali in versione “freemium”
Quando si parla di servizi gratis online, nella mente riecheggia l’ormai celebre affermazione del giornalista Andrew Lewis: “Se non stai pagando qualcosa, non sei un cliente, sei il prodotto che stanno vendendo“.
In linea generale, quando usufruisci di un servizio gratuito online, dai sempre qualcosa in cambio: se non sono i tuoi soldi, allora sono i tuoi dati e/o quelli della tua azienda.
Cosa se ne fanno dei tuoi dati?
Possono venderli (e non è mai un bene) oppure usarli per venderti qualcosa.
Il meccanismo è semplice: tu ti registri con i tuoi dati, ottieni una versione gratuita del gestionale e inizi a usarlo. Dall’altra parte, chi fornisce il software userà i tuoi dati per contattarti, inviarti messaggi pubblicitari e convincerti a passare a una versione più estesa del software. Ovviamente a pagamento.
È il cosiddetto modello freemium, una strategia di marketing molto utilizzata per le app e i software.
Secondo questo approccio, l’azienda mette a disposizione gratuitamente solo una versione base del suo software, mentre per accedere a una versione “premium” con funzioni aggiuntive… devi pagare!
Per questo i software gestionali gratis sono molto spesso limitati a livello di funzionalità.
Si tratta per lo più di versioni molto basiche e standard, che mancano completamente di alcune funzioni o della possibilità di personalizzare il software. In alcuni casi, non includono nemmeno l’assistenza clienti.
Tutte queste cose sono da considerarsi “a parte” e possono essere integrate solo a pagamento.
Puntare su un gestionale gratis, anche se in versione base e non evoluta, può essere comunque una buona idea se vuoi scoprire le funzioni di un determinato software e avere una prima idea del servizio. Ma ricorda che, prima o poi, dovrai necessariamente pagare qualcosa.
A meno che tu non ti accontenti di utilizzare funzionalità limitate, ti capiterà senz’altro di dover fare un upgrade del programma o di personalizzare qualche funzione.
E niente fila mai tutto liscio come l’olio, quindi ti troverai presto nella situazione di dover chiedere aiuto e contattare l’assistenza. Forse forse aveva ragione Andrew Lewis.
Gestionali open source gratis
Diverso è il caso dei gestionali open source gratis, che seguono una logica (anzi, una vera e propria scuola di pensiero) completamente diversa.
Il software open source è un software rilasciato con una licenza “aperta”: praticamente, chi usa il software è libero di usare e persino modificare e/o migliorare il software senza bisogno di pagare alcun canone.
La filosofia alla base delle risorse open source è infatti quella di condividere la conoscenza in modo libero.
I gestionali open source offrono alcuni vantaggi: oltre a essere davvero gratis e a poter essere utilizzati in assoluta libertà, sono altamente personalizzabili e possono contare su una community di sviluppatori che aggiorna continuamente il codice per migliorarlo.
Dall’altra parte, il gestionale open source raramente è creato per specifiche esigenze.
Per adattare il gestionale alle necessità dell’azienda bisogna “metterci le mani”. E, per farlo, serve l’intervento degli sviluppatori. O la tua azienda è grande e strutturata abbastanza per poter contare su professionisti interni, o devi richiedere un aiuto esterno – che sicuramente non sarà gratis.
L’altro grande problema del gestionale gratis open source è la totale assenza di assistenza dedicata. Quando scegli un software aperto, non hai qualcuno da contattare direttamente in caso di problemi, bug e imprevisti, devi aspettare che sia la community a risolvere il problema.
Vantaggi e limiti dei gestionali gratuiti
Sapendo tutto questo, la domanda sorge spontanea: scegliere un gestionale gratuito conviene?
La verità è che i gestionali gratis non sono da demonizzare in toto.
In realtà, questa soluzione è perfetta per quelle piccole realtà che, senza alcun costo iniziale, vogliono iniziare ad organizzare le attività utilizzando un gestionale, anche se in forma “elementare”.
Si tratta inoltre di un’opportunità per testare funzionalità base, specie nel caso in cui il gestionale sia una versione free di un software più strutturato.
Tuttavia, bisogna essere consapevoli dei limiti.
Le funzionalità ridotte e il supporto tecnico quasi inesistente sono dei grossi demeriti per un gestionale. Magari un gestionale gratis va bene per freelance che deve gestire la propria contabilità, ma difficilmente potrà essere uno strumento efficace per un’azienda strutturata che deve gestire produzione, magazzino e fatturazione.
Il gestionale ideale è sempre tarato sulle necessità dell’azienda, e non solo nel “qui ed ora”. Se l’azienda cresce, il gestionale deve crescere con lei e rispondere alla crescente complessità aziendale.
Difficilmente un gestionale gratis è personalizzato e scalabile, perché questi obiettivi richiedono necessariamente competenze che sviluppino migliorie e adattamenti. Per questo l’opzione migliore, anche in ottica di crescita futura, è investire in un gestionale a pagamento.
Perché scegliere un gestionale a pagamento
Un gestionale a pagamento si distingue dai gestionali gratis non solo per il costo.
La spesa per l’acquisto o l’uso in abbonamento di un software è infatti “giustificata” da alcuni plus indiscutibili.
Il primo riguarda le funzionalità che, generalmente, sono più avanzate rispetto a quelle di un software gratis in versione base.
Molto spesso i gestionali a pagamento sono sviluppati per gestire specifiche operazioni (amministrazione, fatturazione, produzione, etc…) o addirittura settori specifici di business (aziende manifatturiere, imprese nel commercio, negozi e catene distributive).
È chiaro che maggiore è il livello di specializzazione di un software, maggiore è il lavoro che c’è dietro al suo sviluppo: pensiamo solo al MES per una fabbrica che deve gestire tante operazioni complesse attraverso funzionalità specifiche, che non possono che essere frutto di un lungo lavoro di sviluppo.
Tutto questo non può essere fornito gratis!
Di solito, quando scegli un gestionale a pagamento, ottieni non solo un prodotto, ma un servizio che può includere lo sviluppo (per adattare il gestionale alla tua realtà azienda e agli applicativi esistenti) e/o l’assistenza clienti (per risolvere problemi o criticità riscontrate durante l’utilizzo del software).
In questo modo, il gestionale professionale a pagamento garantisce anche maggiore scalabilità, adattandosi alla crescita nel lungo periodo.
Attenzione però: la scalabilità non è una prerogativa di tutti i software a pagamento.
L’equivalenza “gestionale a pagamento” = “gestionale di qualità” non è sempre vera, per cui è sempre meglio valutare attentamente tutte le caratteristiche di un software per scegliere il gestionale giusto per la tua azienda.
Software gestionale gratis o a pagamento?
A questo punto dovrebbe essere chiaro: scegliere un gestionale a pagamento ti offre più garanzie dal punto di vista della personalizzazione, della scalabilità e dell’affidabilità.
Quando si sceglie un gestionale, è sbagliato ridurre tutto a una mera questione di convenienza economica.
E poi ci sarebbe da capire se un software gestionale gratis sia davvero conveniente.
Il gestionale gratis dà solo l’illusione della convenienza economica legata al “non pagare nulla”: la verità è che la tua azienda paga a livello di inefficienza ed errori. Forse risparmi sull’acquisto di un software gestionale, ma alla fine perdi molti più soldi a causa di processi inefficienti, che sono sempre dei costi per l’azienda.
Per questo il software gestionale professionale a pagamento non deve essere visto come una spesa, ma come un investimento: spendi, sì, ma per ottenere vantaggi a livello operativo, che si rifletteranno sul bilancio complessivo dell’azienda con un ritorno positivo.
