I software gestionali ERP (Enterprise Resource Planning) consentono di gestire in modo efficiente tutti i processi aziendali. Dalla produzione alla logistica, dall’amministrazione alla gestione delle risorse fino al customer care, queste piattaforme offrono una visione globale e integrata delle diverse attività aziendali.
I migliori gestionali non servono solo a ottimizzare i processi.
Grazie alla raccolta e all’analisi di dati in tempo reale, i moderni software ERP diventano un asset strategico per prendere decisioni informate e favorire la reattività aziendale, soprattutto in quei settori competitivi dove l’efficienza costituisce la chiave di volta per rispondere più rapidamente alle esigenze del mercato.
Ecco perché bisogna sceglierli con attenzione. Alla fine di questa guida saprai come farlo.
- Perché scegliere un software gestionale
- La caratteristica chiave dei migliori software gestionali
- L’importanza dell’integrazione per un software ERP
- I dati sono al centro dei migliori software gestionali
- I software gestionali più usati: on-premises e SaaS
- Come scegliere il software gestionale più adatto a te
Perché scegliere un software gestionale
Sembrerà scontato, ma è bene ribadirlo: le aziende vivono dei loro processi.
Alcuni processi sono operativi, come ad esempio la produzione. Altri sono di supporto, come ad esempio il magazzino, e altri ancora sono di gestione, come l’amministrazione e la contabilità.
Queste attività, per quanto diverse tra loro, sono strettamente interconnesse e tutte essenziali per la vita dell’azienda. Per questo vanno organizzate e gestite in modo sinergico.
I software gestionali sono lo strumento che permette tutto ciò.
Una soluzione ERP crea un sistema integrato che collega e mette in comunicazione fra loro tutti i processi aziendali, così da poterli gestire in modo più semplice ed efficiente.
Il funzionamento di un software ERP si basa sulla raccolta centralizzata dei dati: in sintesi, il sistema raccoglie i dati dalle diverse aree aziendali e li rende disponibili e accessibili a tutto il team di lavoro attraverso una piattaforma condivisa. Con tutti i dati condivisi tra i reparti, il controllo in tempo reale diventa un gioco da ragazzi, permettendo di semplificare le attività quotidiane. Come? Organizzandole, monitorandole, ottimizzandole e, nel caso di processi ripetitivi, persino automatizzandole.
Ad esempio, se un cliente effettua un ordine, l’ERP può verificare le scorte in magazzino, avviare la produzione per quelle mancanti, controllare la disponibilità dei materiali e, se necessario, generare ordini ai fornitori. Gestisce poi la fatturazione, aggiorna la contabilità, tiene traccia delle spedizioni… e così via.
Ovviamente, i processi cambiano da un’azienda a un’altra… e persino all’interno della stessa azienda. Perché con il tempo si cresce, e inevitabilmente evolvono anche i processi.
Per questo non esiste il miglior software gestionale in assoluto, ma quello che riesce ad adattarsi meglio ai bisogni specifici di un’organizzazione.
La caratteristica chiave dei migliori software gestionali
Se ci chiedessero qual è la caratteristica più importante in un software gestionale, risponderemo sicuramente con una parola: personalizzazione.
Il software gestionale ideale è come un vestito su misura: segue le linee dell’azienda, valorizza i suoi punti di forza, sostiene dove serve e, quando necessario, “corregge” qualche imperfezione.
Fuori di metafora, un buon gestionale si adatta alle particolarità settoriali e operative dell’azienda, permettendole di muoversi con più efficienza e comfort.
Molti software sono composti da moduli o pacchetti specifici che permettono di gestire una specifica funzione aziendale. Un’azienda può quindi scegliere di configurare il sistema gestionale in base ai processi chiave interni, attivando solo i moduli di proprio interesse.
Dall’altra parte, esistono software ERP “più generici” che, nonostante non siano sviluppati per ambiti aziendali specifici, offrono comunque una buona flessibilità e adattabilità ai processi aziendali.
L’importante è ragionare sempre in un’ottica di scalabilità futura. Se l’azienda cresce, il software ERP deve essere in grado di crescere insieme a lei e adattarsi alle nuove dimensioni e ai nuovi processi aziendali, permettendo di attivare nuovi moduli specifici e/o di configurare nuove funzionalità.
Modularità e scalabilità non sono gli unici aspetti da prendere in considerazione. Per un’azienda, è cruciale che il software gestionale si integri al parco di applicazioni, tool e software già esistenti. Ed è qui che entra in gioco l’integrazione.
L’importanza dell’integrazione per un software ERP
I migliori software ERP sono quelli che riescono a integrarsi con i sistemi aziendali e a comunicare con essi in modo sinergico, senza errori né interruzioni… e senza stravolgere l’operatività del team di lavoro.
Mettiamo il caso che un’azienda utilizzi già un servizio di fatturazione elettronica. Il team amministrativo è abituato a usarlo e, ovviamente, non vuole cambiarlo. Se il nuovo gestionale viene configurato per comunicare direttamente con il sistema di fatturazione, il team non deve imparare un nuovo strumento né cambiare le proprie abitudini: continua a usare l’interfaccia che conosce, con il vantaggio di avere a disposizione dati sempre aggiornati e sincronizzati.
Praticamente, un gestionale ben integrato aggiunge solo un nuovo tassello a un puzzle di attività già avviato. In più tiene a bada un’altra grande red flag.
Se un software gestionale non si adatta agli strumenti aziendali esistenti, il rischio di dati mancanti, incompleti o duplicati è dietro l’angolo e l’intera gestione delle attività risulterebbe compromessa.
Del resto, i dati sono il cuore delle soluzioni ERP.
L’affidabilità dei software gestionali si basa soprattutto sulla capacità di raccogliere, archiviare e fornire dati certi e in tempo reale, dati che servono a monitorare le attività e a guidare le scelte strategiche dell’impresa.
L’integrazione è la via che permette all’intero parco tecnologico di comunicare senza interferenze e di disporre di dati sempre integri, sincronizzati e affidabili.
I dati sono al centro dei migliori software gestionali
Non conta solo l’integrità dei dati. Bisogna anche saperli leggere.
I software ERP più usati sono dotati di specifici strumenti di analisi, report e proiezioni statistiche, fonte preziosa di informazioni sull’andamento dell’azienda.
Grazie a questi strumenti, i manager possono monitorare l’andamento aziendale, identificare scostamenti dagli obiettivi e correggere il tiro.
Ad esempio, in un’azienda manifatturiera, il gestionale può aiutare monitorare in tempo reale i volumi e i tassi di produzione. Se si rileva un’anomalia, il responsabile può intervenire tempestivamente per correggere il processo e riportare la produzione nei parametri stabiliti.
È chiaro che informazioni così importanti debbano essere custodite con attenzione.
I migliori software gestionali sono dotati di protocolli di sicurezza che garantiscono ambienti di lavoro protetti e sicuri, completi di backup automatizzati, sistemi di crittografia e procedure di protezione dei dati.
Inserisci anche questo dettaglio nella checklist per scegliere il miglior software gestionale della tua azienda!
I software gestionali più usati: On-Premises e SaaS
Se la tua azienda sta considerando l’implementazione di un gestionale, deve conoscere non solo le caratteristiche principali di un buon software ERP, ma anche la differenza tra le diverse “tipologie” di gestionale, ovvero On-Premises e SaaS (Software as a Service).
Con un sistema ERP SaaS, il software gestionale risiede su un server remoto di terze parti ed è accessibile tramite internet. Il gestionale viene fornito come un servizio in abbonamento dal fornitore del software, che si occupa anche di manutenzione, aggiornamenti e sicurezza.
I suoi vantaggi principali risiedono nei costi di partenza molto bassi e nella scalabilità. Tuttavia, i software gestionali forniti in modalità SaaS offrono solitamente una personalizzazione molto limitata.
Il software ERP On-Premise, invece, viene installato in loco sul server aziendale. Grazie alla gestione interna dei dati, questa soluzione offre totale controllo sull’infrastruttura e sui dati, assicurando un’elevata sicurezza. In più, la possibilità di personalizzazione e integrazione permette di sviluppare una soluzione specifica e tailor-made.
L’azienda che fornisce il software può modificare l’ERP per integrarlo a 360° ai processi interni aziendali, evitando problemi di compatibilità con l’infrastruttura IT esistente, cosa non sempre possibile con un fornitore SaaS.
Anche dal punto di vista del costo, poi, bisognerebbe aprire una parentesi.
È vero che i software gestionali SaaS hanno costi di partenza più bassi rispetto alle modalità On-Premise. Tuttavia, sul lungo periodo, l’investimento in un software gestionale On-Premise potrebbe rivelarsi più conveniente: il modello di costo “una tantum” permette infatti di ottenere una licenza perpetua e di installare il gestionale sui propri server aziendali. Se la spesa iniziale è più alta, i costi ricorrenti sono minimi.
Come scegliere il software gestionale più adatto a te
È meglio un software gestionale SaaS oppure On-Premises? Non esiste una risposta univoca: come abbiamo detto, l’ERP giusto è quello che si adatta meglio agli obiettivi e alle necessità della tua azienda.
Sicuramente, una grande azienda manifatturiera dotata di impianti di produzione ha bisogno di un sistema strutturato e personalizzato. Le necessità di interfacciarsi con i macchinari produttivi, oltre alla complessità delle attività aziendali, fanno del software ERP on-premises una scelta più sicura.
Ecco perché il punto di partenza per scegliere il miglior software gestionale è uno solo: la tua azienda, con le sue esigenze e i suoi obiettivi.
Per prima cosa, è importante mappare tutte le attività aziendali e capire quali sono i processi critici che hanno bisogno di maggior controllo e/o ottimizzazione. Questo servirà a determinare le funzionalità che il tuo software ERP ideale dovrà possedere.
A questo punto, dovrai prendere in mano la nostra lista delle caratteristiche chiave di un buon ERP e verificare se la soluzione gestionale che stai prendendo in considerazione è personalizzabile, integrabile, scalabile e sicura. Ma non finisce qui.
Quando si ha a che fare con un gestionale, non conta solo la “qualità del prodotto”. Un buon software può essere personalizzato, integrato e scalabile quanto vuoi, ma la differenza la fanno come sempre le persone.
La cosa più importante è trovare un fornitore affidabile, pronto a darti supporto prima, durante e dopo l’implementazione del nuovo software ERP.
Ricordati di scegliere un partner che ti accompagni lungo tutto il percorso, dall’analisi delle tue esigenze alla formazione del personale, fino all’assistenza tecnica in caso di problemi.
Scegli un’azienda solida, con anni di esperienza alle spalle, con una buona reputazione e soprattutto interessata a crescere insieme a te e alla tua azienda. Un fornitore pronto a rispondere alle tue domande, a consigliarti una vera soluzione, a diventare tuo partner.
