Il software gestionale è al centro del workflow management, il processo che aiuta a mettere in ordine i flussi di lavoro aziendali: un modo per rivoluzionare l’organizzazione operativa di un’azienda e accedere a una gestione finalmente più strutturata, collaborativa e facilmente tracciabile.
In questo articolo ti spiegheremo che cosa significa fare workflow management, analizzando prospettive e vantaggi. Soprattutto, parleremo del fondamentale contributo dei sistemi gestionali, diventati ormai il requisito indispensabile per ristrutturare e ottimizzare i workflow aziendali.
Cosa si intende per workflow management
Con workflow management si fa riferimento alla “gestione del flusso di lavoro”: un processo sistematico che, attraverso strumenti come i software gestionali, consente di organizzare, monitorare e ottimizzare i task dei diversi team di lavoro.
L’idea alla base è creare dei modelli di workflow, basati su regole e procedure ripetibili, cioè stabilire degli standard per organizzare il lavoro e a migliorare il coordinamento tra dipendenti e reparti, esplicitando chi fa cosa, quando e come. Lo scopo non è solo quello di garantire la continuità operativa: l’obiettivo finale è migliorare l’efficienza complessiva dei flussi di lavoro.
Per farlo, il workflow management si focalizza su tre aspetti chiave:
- Controllo: oltre a progettare i flussi di lavoro, il workflow management deve poter tracciare e verificare i processi;
- Collaborazione: il sistema agevola la comunicazione tra reparti e promuove la distribuzione dei compiti;
- Automazione: il workflow management permette di automatizzare i compiti ripetitivi riducendo errori e colli di bottiglia.
Esempio di workflow management
Per comprendere meglio che cos’è il workflow management, possiamo fare un esempio concreto di applicazione.
Per prima cosa, si prende un processo lavorativo e si cerca di individuare le diverse fasi che lo compongono; queste dovranno poi essere scomposte in task e sub task da assegnare ai diversi soggetti coinvolti, in base al loro ruolo e alla loro responsabilità.
Nella gestione delle commesse, ad esempio, il workflow management aiuta a delineare il flusso strutturato delle diverse attività che riguardano tutti i team coinvolti (commerciale, produzione, logistica), dalla richiesta cliente alla pianificazione, dall’esecuzione alla chiusura e consegna.
Ogni risorsa sa esattamente cosa fare all’interno del flusso di lavoro, e ogni attività viene monitorata per poi essere successivamente ottimizzata.
Il gestionale come fulcro del workflow management
Il workflow management non può esistere senza uno strumento in grado di trasformare i processi di lavoro in flussi coerenti e misurabili: il software gestionale.
Praticamente uno non può esistere senza l’altro!
A partire dalla raccolta dei dati, dalla loro centralizzazione e condivisione, i software di workflow management aiutano a individuare i flussi di lavoro e a creare degli standard per organizzare i processi aziendali e coordinare le attività, anche tra diversi reparti.
Le operazioni vengono assegnate e delegate a risorse o team sotto forma di task specifici, assegnati in base al sistema di regole e procedure definite a monte. Il tutto mettendo a disposizione gli strumenti per completare i compiti attribuiti.
Pensiamo, ad esempio, al processo di emissione di una fattura: il personale sarà coinvolto nel processo autorizzativo, che permette di validare, modificare o rigettare il documento.
In un gestionale, il dato è centrale non solo per l’organizzazione delle task, ma anche per il monitoraggio. Centralizzare e condividere le informazioni su un’unica piattaforma permette infatti di avere una visione completa dello stato delle attività. Così diventa anche più facile misurare gli eventuali scostamenti per poi intraprendere azioni correttive per l’ottimizzazione dei flussi di lavoro.
Ed è qui che entriamo nell’ambito dei vantaggi concreti del gestionale.
I vantaggi del gestionale per i workflow aziendali
Il software gestionale gioca un ruolo chiave nel definire workflow aziendali più chiari e tracciabili.
Aumento di produttività ed efficienza
I software di workflow management permettono all’azienda di guadagna in produttività, perché i team di lavoro possono dedicarsi alle attività stabilite con maggior precisione ed efficienza, riducendo al contempo le perdite di tempo e concentrandosi sulle attività primarie per massimizzare il rapporto costo/efficacia delle mansioni svolte.
Ma non finisce qui, perché il gestionale permette soprattutto di definire flussi operativi più chiari.
Senza un workflow definito, le attività passerebbero da una persona all’altra senza una vera e propria direzione. In presenza di un gestionale con funzionalità di gestione del workflow, invece, al verificarsi di una determinata condizione, parte in automatico un flusso predefinito di attività, secondo quanto pianificato durante la fase di “costruzione” dei flussi di lavoro.
In questo modo, tutte le persone coinvolte nel flusso devono solo preoccuparsi di completare i compiti loro assegnati, senza perdere tempo a interrogarsi su chi debba svolgere quale mansione.
Tutto ciò genera un impatto positivo sulla riduzione dei tempi operativi. Risparmiando sul tempo speso in attività di coordinamento e riorganizzazione di procedure “confuse”, l’azienda aumenta la sua efficienza complessiva.
Migliore collaborazione tra team e reparti
Quando si fa workflow management con un software gestionale, la condivisione dei dati rappresenta il cuore di ogni processo. Questo è un aspetto importante che apre la strada a un allineamento tra i diversi reparti aziendali.
Se tutti lavorano sulle stesse informazioni, si eliminano quei “silos informativi” e quelle incomprensioni che rallentano progetti e processi, permettendo l’instaurarsi di un modo di lavorare più fluido e collaborativo.
Marketing, vendite, amministrazione, produzione smettono di ragionare a compartimenti stagni e iniziano finalmente a lavorare in modo sinergico e integrato, condividendo informazioni e task.
Maggiore tracciabilità e ottimizzazione delle attività
I dati sono importanti non solo come “fonte unica di verità” per organizzare i processi aziendali. Essi diventano anche uno strumento per leggere lo stato dell’arte attraverso audit e report. Un buon software gestionale ERP permette infatti di tracciare le operazioni aziendali, per capire meglio come si svolgono determinate attività; tutto questo è molto prezioso per un’azienda interessata a ottimizzare continuamente i propri processi interni.
Un gestionale ben configurato permette di individuare i colli di bottiglia, capire dove il lavoro rallenta, quali passaggi in un particolare flusso lavorativo generano errori ricorrenti, quali attività richiedono troppe approvazioni… disporre di uno strumento affidabile per analizzare il sistema è il primo passo per ridisegnare i workflow aziendali in un’ottica di ottimizzazione continua.
Perché scegliere Business Experience per fare workflow management
Tutti i gestionali permettono di fare workflow management? In linea generale sì, ma c’è molta differenza tra il fare… e il fare bene.
Business Experience di NTS Informatica, dispone di un modulo “Gestione Workflow” dedicato, che permette di:
- Definire graficamente i modelli di processo (elenco di task, visualizzazione grafica dei task e dei processi)
- Definire l’associazione tra creazione di documenti gestionali e modelli di processo applicabili (anche condizionati)
- Usufruire di una consolle per il controllo e l’esecuzione di processi e task associati ai singoli oggetti gestionali (ordini, documenti di magazzino, offerte, scadenze, anagrafica articoli, ecc.)
- Integrare i dati di workflow e i singoli oggetti gestionali
- Creare task previsionali
Business Experience permette di adottare un sistema di workflow management che analizza e poi ristruttura i flussi di lavoro aziendali, contribuendo a migliorare l’efficienza operativa e ad aumentare il controllo sui processi; il tutto, con la possibilità di adattare ulteriormente lo strumento gestionale alle esigenze della propria impresa, grazie alle elevate possibilità di personalizzazione che caratterizzano il software.
