Quando parliamo di gestione del punto vendita, stiamo riassumendo in poche parole una lunga serie di mansioni. Da un lato ci sono quelle di vendita che, almeno nel negozio fisico, non possono prescindere dal personale; dall’altro, ci sono tantissime altre attività che possono essere automatizzate e delegate (in parte o del tutto) a un software gestionale, dalla gestione della cassa al magazzino.
C’è poi un altro livello: il monitoraggio delle performance.
Molto spesso sottovalutato da chi guarda solo al fatturato di fine giornata, rappresenta invece un’attività strategica cruciale per la gestione del punto vendita. Anche in questo caso, il software gestionale per il negozio può fare la differenza.
Vediamo quindi quali attività si possono automatizzare e quali KPI monitorare per far funzionare un punto vendita in modo efficiente.
Come automatizzare la gestione del punto vendita
In un negozio fisico, ci sono attività che non si possono automatizzare. Per tutto il resto, c’è il software gestionale.
Grazie a questo strumento, l’automazione entra finalmente nella gestione del punto vendita, in particolare in tre aree distinte: cassa, magazzino e marketing.
Automatizzare cassa, pagamenti e scontrini
Siamo tutti d’accordo su come dovrebbe essere l’esperienza in cassa: veloce, sicura e senza frizioni. La digitalizzazione ha senza dubbio contribuito allo scopo, non senza qualche complessità.
I sistemi di pagamento, ad esempio, si sono moltiplicati: oltre alle carte di credito e ai contanti, i negozi offrono la possibilità di pagare con lo smartphone, con lo smartwatch e persino a rate.
Sono poi finiti i tempi in cui si batteva a mano la cifra riportata in etichetta: i codici a barre e i lettori ottici automatici hanno sostituito le dita che picchiettano sui tasti della cassa. Nemmeno lo scontrino si stampa più, perché ora può essere inviato via sms o e-mail. Per non parlare delle nuove politiche di resi e rimborsi.
Ormai, in un punto vendita moderno, non si può più fare a meno di automatizzare queste attività, soprattutto se si vogliono far quadrare i conti a fine giornata.
I gestionali per i negozi aiutano a gestire le nuove procedure di cassa, dai sistemi di pagamento all’emissione dello scontrino, dall’interfaccia con il registro di cassa e al reparto di amministrazione… fino al controllo del magazzino.
Alcuni software gestionali consentono infatti il cosiddetto scarico automatico, aggiornando l’inventario con il prodotto venduto non appena si batte lo scontrino.
Questa è la prova finale che ogni transazione in negozio si è informatizzata, ed è diventata non solo più veloce, ma anche più controllabile.
Gestire il magazzino con logiche di taglie, modelli e colori
L’automazione delle attività di magazzino ha ricadute positive sulla gestione dei punti vendita, soprattutto in quei settori in cui si ha a che fare con molte varianti di prodotto, che renderebbero difficile una gestione esclusivamente manuale.
Pensiamo solo al settore abbigliamento e calzature, dove sono comuni le logiche di modello, colore, taglia, stagione.
Grazie a un magazzino automatizzato, è possibile tenere traccia di tutti gli articoli disponibili e delle loro caratteristiche precise: quale taglia, quale colore, quale modello. Creando un sistema di filtri, si può identificare più facilmente un prodotto, verificare la sua disponibilità e accelerare la ricerca in caso di necessità.
Ad esempio, se il cliente richiede un prodotto non esposto in negozio, l’addetto del punto vendita può consultare istantaneamente il magazzino ed eventualmente generare automaticamente un ordine ai fornitori. Tutto verificando anche lo stato di avanzamento dello stesso.
Ma sono tante altre le attività di magazzino da automatizzare in negozio.
Vuoi mettere la comodità di stampare in automatico etichette prodotto diversificate per taglia? O di aggiornare automaticamente le scorte per taglia e colore non appena un articolo viene venduto e registrato alla cassa? O la velocità di scansionare i colli di un nuovo ordine e di caricare i dati automaticamente nell’inventario?
Gestire in modo automatico le attività di marketing
Il negozio esiste per vendere, e oggi la vendita passa attraverso le iniziative di marketing. Non parliamo solo di sconti e promozioni, ma anche di gift card e programmi fedeltà, di raccolte punti e cataloghi premi.
Per gestire tutto questo, oggi non c’è più bisogno di carte fisiche e timbri. Grazie a un buon software gestionale per negozi, è possibile creare un profilo per ogni cliente che aderisce al programma fidelity: ciò gli permette di accumulare punti o sconti senza che il personale debba mai intervenire manualmente.
Anche le promozioni possono essere gestite con facilità, tra sconti applicati da soli al superamento di una soglia di spesa, credito che si scala in automatico da una gift card e raccolte punti che si aggiornano a ogni passaggio in cassa.
Non dimentichiamo un altro aspetto importante.
Ogni acquisto registrato con la carta fedeltà racconta qualcosa del cliente, e questo qualcosa diventa una miniera di informazioni preziose nel caso in cui il gestionale del negozio sia collegato a un CRM.
Dati: è proprio questo il filo che lega l’automazione al tema successivo, quello del monitoraggio delle performance.
Punto vendita: le performance da monitorare
Finora abbiamo parlato di come l’automazione aiuti i gestori dei negozi a snellire le attività quotidiane, ossia il cosiddetto workflow management. Ora vediamo come l’automazione consenta di misurare l’efficacia di quelle stesse attività al fine di renderle più strategiche o più efficienti.
Automatizzare significa infatti digitalizzare molte delle informazioni che passano in negozio, aprendo la strada al monitoraggio dei KPI, ovvero di alcuni indicatori chiave che permettono di dare una lettura qualitativa e quantitativa delle prestazioni di un negozio.
KPI di vendita
L’automazione della gestione della cassa e la registrazione dei dati tramite un gestionale da negozio permette di monitorare l’andamento delle vendite.
Quanto, come e cosa vendi? Questa è la risposta che potrai ottenere analizzando KPI di vendita come:
- Scontrino medio: quanto spende in media ogni cliente
- UPT: Unit per Transaction, il numero medio di articoli venduti per scontrino
- Tasso di conversione: la percentuale di persone che hanno acquistato rispetto a quelle che sono entrate in negozio
- Tasso di reso: quanti prodotti vengono restituiti
KPI di magazzino
Anche il magazzino automatizzato offre informazioni interessanti per la gestione del punto vendita. Grazie ai giusti KPI, ci si può rendere conto di quali prodotti hanno effettivamente portato più fatturato e quali sono rimasti fermi: tutti dati preziosi per organizzare le scorte presenti e future in modo più strategico.
- Indice di rotazione: la velocità con cui lo stock viene venduto e sostituito in un dato periodo
- Sell through rate: percentuale di merce venduta rispetto a quella totale disponibile
- Giacenza media: valore o quantità di merci che si trova in un magazzino in un certo periodo di tempo
KPI cliente e marketing
Poter misurare il comportamento dei clienti grazie alla registrazione dei suoi acquisti e della sua adesione alle attività di marketing è un altro dei vantaggi legati all’automazione delle attività in negozio.
In particolare, i KPI più interessanti da monitorare sono:
- Tasso di ritorno: percentuale di clienti che tornano a comprare dopo il primo acquisto
- Customer lifetime value: quanto vale un cliente nel corso del tempo
- ROI delle campagne di marketing: il ritorno generato dalle iniziative commerciali in negozio
Qual è il miglior gestionale per negozi?
Arrivati a questo punto, abbiamo delineato una buona panoramica di quali siano le attività da automatizzare in un negozio e conosciamo alcuni dei principali KPI da monitorare per tenere sotto controllo le prestazioni del punto vendita.
Esistono naturalmente molti software diversi per l’automatizzazione del punto vendita e il monitoraggio delle performance, quindi occorre scegliere con attenzione una soluzione che sia versatile, ricca di funzionalità e, se possibile, integrata con un software gestionale.
Business Experience di NTS Informatica rappresenta una risposta efficace e integrata alle necessità di chi vuole fare della gestione del negozio un’attività strategica.
Grazie al modulo funzionale Gestione Punto Vendita Base mette a disposizione del personale di negozio un’interfaccia semplificata di front-end per la vendita al banco, con l’emissione di corrispettivi, fatture immediate, ricevute fiscali, documenti di trasporto, note di accredito, preventivi, impegni e la gestione di incassi e pagamenti vari. Dispone di funzione di riassortimento per singolo negozio o globale in base al venduto o al sotto-scorta con generazione automatica ordini fornitore. Un menù dedicato permette di accedere direttamente ai programmi principali del modulo.
A questo si aggiungono altre funzionalità essenziali: collegamento a registratori di cassa come stampante fiscale, chiusura della cassa con quadratura contanti e controllo movimenti, programma di personalizzazione dei parametri di funzionamento per gruppo di utenti, configurazione delle tipologie dei movimenti di cassa con possibilità di contabilizzazione automatica, gestione “Pratiche di Reso” (restituzione contanti, generazione buono e ricarica prepagata), configurazione POS…
Il modulo Gestione Punto Vendita Extended arricchisce ulteriormente le capacità del sistema, introducendo la gestione di tessere fidelity, promozioni (accumulo punti, sconti, promo 3×2 e similari, omaggi…), promozioni speciali, gift card (carte prepagate), catalogo premi. Tra le altre funzioni disponibili: contabilizzazione giornaliera corrispettivi, configurazione pulsanti sulla maschera di vendita, integrazione con il modulo Taglie e Colori Commerciale per la gestione di logiche a modello, colore, taglia, ecc., collegamento con casse automatiche CashMatic e Glory…
Il modo migliore per capire se un software possa essere adatto al proprio punto vendita resta sempre una prova diretta. Inizia con una demo o una consulenza personalizzata con gli esperti di NTS Informatica.
