Fino a qualche anno fa, l’Intelligenza Artificiale sembrava solo una promessa futuristica. Oggi è uno strumento presente in molti software per aziende, inclusi gli ERP.
L’AI espande le potenzialità dei gestionali: se questi software aprivano già la strada a una gestione del lavoro più snella e informatizzata, l’AI spinge ulteriormente l’acceleratore, delineando un nuovo modo di lavorare.
Il gestionale Business Experience non fa eccezione: il software di NTS Informatica integra funzionalità AI pensate per semplificare la ricerca delle informazioni, l’analisi dei dati e la gestione dei documenti. Scopriamo insieme tutti i vantaggi.
A che cosa serve l’AI nei software gestionali
Tuttora i sistemi gestionali sono strumenti operativi fondamentali per raccogliere e distribuire informazioni tra i diversi reparti e automatizzare le attività aziendali. In alcuni casi, i software ERP sono dotati persino di strumenti di analisi evoluti, come dimostra la funzione di contabilità analitica di Business Experience.
L’automazione insomma esiste da anni, accanto a strumenti per una lettura avanzata dei dati.
Di fronte a tutto questo, è difficile immaginare che cos’altro possa fare l’AI all’interno di un gestionale ERP. Se abbiamo già tutto, a che cosa ci serve l’Intelligenza Artificiale?
Per capirlo, dobbiamo fare un passo indietro e capire che cos’è l’IA.
Un normale programma informatico, come un software gestionale, si basa su algoritmi formulati per eseguire istruzioni specifiche secondo regole predeterminate. Gli algoritmi di Intelligenza Artificiale fanno qualcosa di più: non si limitano a eseguire, ma apprendono continuamente per migliorare e adattarsi a nuovi contesti e situazioni.
L’AI può quindi calibrarsi sui processi della singola azienda e, una volta integrata all’ERP, permette al gestionale di fare uno switch da strumento puramente esecutivo a sistema adattivo e interpretativo. E questo apre la strada a vantaggi impensabili fino a qualche anno fa.
I vantaggi dell’AI per chi lavora con gli ERP
Ormai conosciamo a memoria i vantaggi di un gestionale ERP: automazione dei processi ripetitivi, maggiore controllo sui dati, più tempo per le attività di valore e le decisioni strategiche.
L’AI li eleva tutti al quadrato.
Velocità operativa e lavoro più semplice
Abbiamo detto poco fa che i software gestionali funzionano secondo regole e istruzioni precise. Per compiere una qualsiasi azione all’interno di un ERP tradizionale, bisogna seguire dei percorsi specifici (come il classico percorso di menù) che rappresentano il “comando” per far fare qualcosa al programma.
In un ERP con AI integrata, non è più necessario seguire le regole. Gli assistenti AI possono interpretare facilmente richieste formulate in linguaggio naturale, esattamente come quando interroghiamo ChatGPT per fare dei calcoli.
Questo velocizza ancora di più il lavoro, perché non serve più sapere dove si trova o come funziona ogni funzione del software. Con un’assistente AI che capisce il linguaggio naturale, bisogna solo digitare una domanda sulla tastiera per trovare subito ciò che serve.
Non solo si perde meno tempo a cercare, ma parallelamente si semplifica l’accesso ai dati. Se prima era indispensabile conoscere i comandi SQL o la struttura del database, ora basta una semplice domanda per ottenere risposte immediate.
Migliore accesso e interpretazione dei dati
Sempre a proposito di dati e potenzialità dell’AI nell’ERP: un normale software non potrebbe mai riconoscere somiglianze e ricorrenze in dati non strutturati.
Sì, è vero che gli strumenti gestionali più evoluti sanno leggere le informazioni, ma hanno dei limiti, sia a livello di capacità di analisi, sia a livello di interpretazione dei dati da formati “non convenzionali”.
L’AI invece può riconoscere informazioni da documenti, immagini e sorgenti di dati diverse, trasformandole in informazioni utilizzabili. E per di più le registra e le archivia, sollevando gli operatori dal lavoro manuale di inserimento dati.
Oltre alla registrazione dei dati, l’AI dimostra una capacità “interpretativa” avanzata, che getta le basi per una visione più ampia e completa sui dati e le informazioni aziendali, che tornano a loro volta utili per prendere decisioni data driven.
L’AI integrata all’ERP Business Experience
Alcuni software gestionali stanno già provando a integrare assistenti AI. Tra questi c’è Business Experience, il sistema ERP di NTS Informatica.
Il primo grande vantaggio dell’AI di Business Experience è che è progettata per poter essere integrata nel modo di lavorare specifico di ogni azienda. Le funzionalità AI possono essere infatti customizzate oppure estese dagli sviluppatori, allineandole alle esigenze dell’impresa.
Ma di quali funzionalità si tratta?
Business Mate, l’assistente AI intelligente
Quante volte capita di sapere cosa si vuole fare nel gestionale, ma di non ricordare esattamente dove si trova uno strumento o quali passaggi effettuare per attivare una specifica funzione? Questa dinamica è sempre più frequente negli ERP moderni, estremamente strutturati ma, proprio per questo, spesso anche molto profondi e complessi. Il risultato è che si finisce per esplorare il menù a tentoni, perdendo tempo prezioso.
Business Mate è l’assistente intelligente che accompagna l’utente nell’uso quotidiano del software ERP.
Per offrire aiuto, ha bisogno solo di una richiesta in linguaggio naturale (anche a voce): in pochi istanti, trova rapidamente funzionalità, informazioni e strumenti all’interno del gestionale, semplificando il lavoro e rendendo i processi più rapidi e fluidi.
AI-Query per interrogare i dati
Uno degli ostacoli più comuni nell’uso dei dati aziendali è la barriera tecnica: per estrarre informazioni utili spesso serve conoscere SQL o la struttura del database, competenze che non tutti possiedono e che a volte richiedono di scomodare il reparto IT.
Per far fronte a questo problema, Business Experience dispone della funzionalità AI-Query, che permette di interrogare i dati semplicemente formulando domande in linguaggio naturale. L’accesso ai dati diventa alla portata di chiunque in azienda, senza complicazioni.
Un altro dettaglio che vale la pena sottolineare è che l’estrazione dei dati avviene localmente, senza condividere informazioni online. Si tratta di un vantaggio concreto per la sicurezza e la riservatezza dei dati, troppo spesso esposte a criticità in altri tipi di soluzioni.
AI-Doc per la gestione di documenti e dati
Le aziende gestiscono una mole sostanziosa di documenti, dalle fatture agli ordini, che richiedono tempo per essere letti, interpretati e inseriti a sistema.
Con AI-Doc, Business Experience automatizza questo processo. L’AI riconosce automaticamente documenti e immagini, ne estrae i dati rilevanti e li trasforma in informazioni strutturate, occupandosi in autonomia dell’importazione e della registrazione nel gestionale. Il che porta a una drastica riduzione del lavoro manuale e ripetitivo, con meno margine di errore e più tempo da dedicare ad attività a maggior valore aggiunto.
Messi insieme, Business Mate, AI-Query e AI-Doc permettono di rispondere alla domanda che abbiamo posto a inizio articolo. Cosa cambia per chi lavora con un ERP dotato di AI?
Processi più veloci, migliore accesso ai dati, automazione nella gestione dei documenti. Ora puoi sfruttare questi vantaggi tutti insieme, grazie alle funzionalità AI dell’ERP Business Experience.
